Quando ci sediamo per scrivere qualcosa di lavoro, vogliamo sempre qualcosa.
Ad esempio, vogliamo vendere un prodotto e scriviamo un'offerta commerciale. Vogliamo trovare un lavoro e scriviamo una lettera a un potenziale datore di lavoro e alleghiamo un curriculum alla lettera. Vogliamo che il tetto che perde sia riparato e scriviamo una dichiarazione all'Ufficio per gli alloggi.
In altre parole, stiamo cercando di convincere il destinatario a fare qualcosa, cioè assumiamo una lettera persuasiva. Allo stesso tempo, il destinatario - l'acquirente, il datore di lavoro e l'ufficio alloggi - non vuole necessariamente essere convinto. Il più delle volte, non è ansioso di acquistare da noi, assumerci o riparare il nostro tetto. Come raggiungere il tuo?
Ricordi la fiaba russa «La principessa rana»? In esso, Ivan Tsarevich, bruciando scioccamente la pelle di rana di sua moglie, parte per salvarla (sua moglie, non la pelle) dalle grinfie di Koshchei. Lungo la strada, Ivan incontra un orso, una lepre e un'anatra. Per fame e per mancanza di educazione ambientale, Ivan Tsarevich si sforza di fucilarli tutti. E in risposta sente la famosa frase: "Non uccidermi, Ivan Tsarevich, ti tornerò comunque utile". Questa frase è la tua lettera in miniatura. Ha un obiettivo — «non uccidere», e argomenti — «Ti sarò utile». E fai attenzione. Ognuno degli animali molto probabilmente ha mille ragioni per cui non dovrebbero essere mangiati: hanno una famiglia, dei figli e in generale vogliono vivere... Ma gli animali non ne parlano a Ivan, perché gli interessa poco . Dicono che gli saranno utili. Cioè, convincono secondo lo schema "Fai a modo mio e otterrai questo e quello".
E come convinciamo, ad esempio, i nostri clienti?
Diciamo che la nostra azienda vende prodotti software per la gestione dei documenti. Questi programmi consentono di convertire l'archivio cartaceo di un cliente in formato elettronico e di lavorarci su un computer senza problemi. La cosa è certamente utile, ma i clienti non perlustrano ancora il mercato alla ricerca di tali programmi. Dobbiamo offrire loro questi programmi. Ci sediamo e pubblichiamo qualcosa del genere:
Vi offriamo prodotti software per la gestione elettronica dei documenti. Questi prodotti consentono di scansionare documenti, caricarli su un database elettronico, indicizzarli e ricercarli per parole chiave, archiviare una cronologia delle modifiche ai documenti e, se necessario, stamparne copie cartacee...
I clienti vedono che tutto questo gli è utile? Se l'avessero fatto, starebbero già cercando programmi del genere. Ma se non lo vedono, come possono esserne convinti? Immagina quanti documenti vengono creati e inviati all'interno dell'azienda oggi. Quante cartelle, cartelle, scaffali, armadi, stanze! Quanti corrieri, magazzinieri, archivisti! Quanta polvere di carta! Quanto clamore trovare un pezzo di carta un anno fa! Che mal di testa se questo pezzo di carta viene improvvisamente perso! Ecco dove possiamo «utile», ecco di cosa vale la pena scrivere.
Vi offriamo prodotti software per la gestione elettronica dei documenti. Questi prodotti consentono all'azienda di sbarazzarsi dell'eterno mal di testa associato al flusso di lavoro cartaceo. Non è più necessario trascinare e rilasciare ingombranti cartelle di documenti, allocare spazio per archiviarli, preoccuparsi delle montagne di carta prima di ogni ispezione antincendio. Non c'è bisogno di passare ore o addirittura giorni a cercare la lettera o il promemoria giusto...
Inizia con un problema o un'opportunità
Cos'altro si può fare, in quale altro modo evocare con le parole amate? Diamo un'occhiata più da vicino alla nostra formula «Fai a modo mio e avrai questo e quello». La formula è pericolosa! Diciamo: "Fallo a modo mio" e il lettore risponde "Non voglio!", Si gira e se ne va. Scriviamo “Ti offriamo prodotti software”, e lui pensa “Non ne ho bisogno” e butta via la lettera. Tutti i nostri argomenti non ci salvano, semplicemente non raggiungono il punto. Come essere? Capovolgi la formula! “Vuoi questo e quello? Fallo a modo mio e lo avrai!»
Come potrebbe essere adattato alle nostre vendite di prodotti software? Il flusso di lavoro cartaceo è il mal di testa dell'impresa moderna. Cartelle ingombranti con documenti, file di scaffali, una stanza separata per l'archivio. Polvere di carta costante, eterne pretese dei vigili del fuoco, assegni... Trovare qualsiasi documento è un problema e perdere un documento è doppiamente un problema, perché non può essere ripristinato. Puoi sbarazzarti di questo mal di testa: passa semplicemente alla gestione elettronica dei documenti. L'intero archivio verrà posizionato su un array di dischi. Qualsiasi documento può essere trovato in pochi secondi. Il backup automatico ti proteggerà dalla perdita di documenti... Ora l'acquirente vede immediatamente cosa lo preoccupa nella lettera e leggerà ulteriormente con interesse. Quindi, la lezione delle fiabe russe ci aiuterà a vendere la merce.
Tuttavia, questa tecnica è adatta a qualsiasi lettera persuasiva. Prendi, ad esempio, una lettera di presentazione, quella con cui inviamo un curriculum a un potenziale datore di lavoro. E puoi iniziare in questo modo:
Il posto vacante per un product manager bancario per le imprese russe ha immediatamente attirato la mia attenzione! Attualmente lavoro per un'azienda manifatturiera dove sono responsabile della finanza e dello sviluppo. Tuttavia, per più di 4 anni ho lavorato in una posizione di rilievo nel settore bancario…
Ma è sicuro che il destinatario sarà interessato? Si può vedere da qui che “gli saremo ancora utili”? È meglio mostrare più chiaramente all'inizio della lettera in che modo il datore di lavoro ne trarrà vantaggio:
Propongo a CJSC SuperInvest la mia candidatura per la posizione di gestore di prodotti bancari per le imprese russe. Sono pronto a offrire all'azienda la mia esperienza nel settore bancario, la conoscenza delle esigenze finanziarie delle imprese russe e un'ampia base di clienti. Sono sicuro che questo mi consentirà di garantire una crescita costante delle vendite aziendali anche in tempi di crisi per CJSC SuperInvest…
E qui risulta sia più convincente che più attraente. Ed ecco il principio “Vuoi questo e quello? Fallo a modo mio e lo avrai!» lavori. Non resta che usarlo!