Non riesci a separare il principale dal secondario? Non puoi dire di no ai colleghi? Quindi è probabile che rimarrai in ufficio fino a tardi. Come diventare un dipendente efficace, racconta il giornalista e editorialista di Psychologie Oliver Burkeman.
Tutti gli esperti e i guru della gestione del tempo non si stancano di ripetere lo stesso consiglio principale. Separare l'importante dal non importante. Ottima idea, ma più facile a dirsi che a farsi. Se non altro perché nella foga degli affari, tutto sembra essere estremamente importante. Bene, o, diciamo, in qualche modo hai miracolosamente separato l'importante dal non importante. E poi il tuo capo chiama e ti chiede di fare un lavoro urgente. Prova a dirgli che questo progetto non è nella tua lista delle priorità principali. Ma no, non provarlo.
Abbraccia l'immenso
Autore bestseller di The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 consiglia di riformulare la domanda. Non appena non si trova l'irrilevante nel flusso degli affari, è necessario separare l'importante dall'urgente. Cosa, almeno in teoria, non si può fare, dal fatto che è semplicemente impossibile non farlo.
In primo luogo, dà davvero la possibilità di stabilire correttamente le priorità. E in secondo luogo, aiuta ad attirare l'attenzione su un altro problema importante: la mancanza di tempo. Spesso, la definizione delle priorità serve come maschera per il fatto spiacevole che è semplicemente impossibile eseguire l'intera quantità di lavoro necessario semplicemente per definizione. E non arriverai mai a quelli senza importanza. Se questo è il caso, la cosa migliore da fare è essere onesti con la tua gestione e spiegare che il tuo carico di lavoro è al di là delle tue capacità.
“Per la maggior parte di noi, il periodo più efficace è il mattino. Inizia la giornata e pianifica le cose più difficili”.
Energia invece di importanza
Un altro consiglio utile è smettere di considerare i casi in base alla loro importanza. Cambiare lo stesso sistema di valutazione, concentrandosi non sul significato, ma sulla quantità di energia che richiederà la loro attuazione. Per la maggior parte di noi, il periodo più efficace è il mattino. Pertanto, all'inizio della giornata, dovresti pianificare cose che richiedono uno sforzo serio e un'elevata concentrazione. Quindi, man mano che la "presa si indebolisce", puoi passare a compiti meno dispendiosi in termini di energia, che si tratti di smistare la posta o effettuare le chiamate necessarie. È improbabile che questo metodo garantisca che avrai tempo per tutto. Ma, almeno, ti salverà da situazioni in cui dovrai affrontare questioni responsabili in un momento in cui semplicemente non sei pronto per questo.
A volo d'uccello
Un'altra raccomandazione interessante viene dallo psicologo Josh Davis.2. Propone un metodo di «distanziamento psicologico». Prova a immaginare di guardarti da una prospettiva a volo d'uccello. Chiudi gli occhi e immagina. Vedi quel piccolo ometto molto più in basso? Sei tu. E cosa ne pensi dall'alto: su cosa dovrebbe concentrarsi ora questo ometto? Cosa fare prima? Sicuramente suona strano. Ma è davvero un metodo efficace.
E infine, l'ultimo. Dimentica l'affidabilità. Se i colleghi (o dirigenti) chiedono (o ordinano) di mettere da parte tutto e unirsi a qualche loro progetto importante, non abbiate fretta di essere eroici. In primo luogo, assicurati che i dipendenti e la direzione siano pienamente consapevoli di ciò che verrà lasciato in sospeso a seguito del tuo passaggio. Alla lunga, poter dire sì alla prima chiamata a scapito del lavoro che stai facendo non migliorerà minimamente la tua reputazione. Piuttosto il contrario.
1 S. Covey “Le sette abitudini delle persone altamente efficaci. Potenti strumenti di sviluppo personale” (Alpina Editore, 2016).
2 J. Davis «Due fantastiche ore: strategie basate sulla scienza per sfruttare il tuo miglior tempo e portare a termine il tuo lavoro più importante» (HarperOne, 2015).