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Molti utenti principianti di Excel hanno spesso una domanda: cos'è una formula di Excel e come inserirla in una cella. Molti pensano addirittura al motivo per cui è necessario. Per loro, Excel è un foglio di calcolo. Ma in realtà, questa è una grande calcolatrice multifunzionale e, in una certa misura, un ambiente di programmazione.
Concetto di formula e funzione
E tutto il lavoro in Excel si basa su formule, di cui ce n'è un numero enorme. Al centro di ogni formula c'è una funzione. È uno strumento di calcolo di base che restituisce un valore in base ai dati trasmessi dopo che sono stati pre-elaborati.
Una formula è un insieme di operatori logici, operazioni aritmetiche e funzioni. Non sempre contiene tutti questi elementi. Il calcolo può comprendere, ad esempio, solo operazioni matematiche.
Nel linguaggio quotidiano, gli utenti di Excel spesso confondono questi concetti. In effetti, il confine tra loro è piuttosto arbitrario e vengono spesso usati entrambi i termini. Tuttavia, per una migliore comprensione dell'utilizzo di Excel, è necessario conoscere i valori corretti.
In effetti, l'apparato terminologico è molto più ampio e comprende molti altri concetti che devono essere considerati più in dettaglio.
- Costante. Questo è un valore che rimane lo stesso e non può essere modificato. Questo potrebbe essere, ad esempio, il numero Pi.
- Operatori. Questo è un modulo necessario per eseguire determinate operazioni. Excel fornisce tre tipi di operatori:
- Aritmetica. Necessario per sommare, sottrarre, dividere e moltiplicare più numeri.
- Operatore di confronto. Necessario per verificare se i dati soddisfano una determinata condizione. Può restituire un valore: vero o falso.
- Operatore di testo. È solo uno ed è necessario per concatenare i dati – &.
- Collegamento. Questo è l'indirizzo della cella da cui verranno presi i dati, all'interno della formula. Esistono due tipi di collegamenti: assoluti e relativi. Il primo non cambia se la formula viene spostata in un'altra posizione. Quelli relativi, rispettivamente, cambiano la cella in quella adiacente o corrispondente. Ad esempio, se si specifica un collegamento alla cella B2 in una cella e quindi si copia questa formula in quella adiacente a destra, l'indirizzo cambierà automaticamente in C2. Il collegamento può essere interno o esterno. Nel primo caso, Excel accede a una cella che si trova nella stessa cartella di lavoro. Nel secondo – nell'altro. Cioè, Excel può utilizzare i dati che si trovano in un altro documento nelle formule.
Come inserire i dati in una cella
Uno dei modi più semplici per inserire una formula contenente una funzione consiste nell'utilizzare la procedura guidata. Per chiamarlo, devi fare clic sull'icona fx un po' a sinistra della barra della formula (si trova sopra la tabella e il contenuto della cella è duplicato se non c'è una formula o se la formula è mostrato se lo è. Apparirà una tale finestra di dialogo.
Lì puoi selezionare la categoria della funzione e direttamente quella dall'elenco che desideri utilizzare in una determinata cella. Lì puoi vedere non solo l'elenco, ma anche cosa fa ciascuna delle funzioni.
Il secondo modo per inserire le formule è utilizzare la scheda corrispondente sulla barra multifunzione di Excel.
Qui l'interfaccia è diversa, ma la meccanica è la stessa. Tutte le funzioni sono suddivise in categorie e l'utente può scegliere quella più adatta a lui. Per vedere cosa fa ciascuna delle funzioni, devi posizionarci sopra con il cursore del mouse e attendere 2 secondi.
Puoi anche inserire una funzione direttamente in una cella. Per fare ciò, è necessario iniziare a scrivere il simbolo di input della formula (= =) al suo interno e inserire manualmente il nome della funzione. Questo metodo è adatto agli utenti più esperti che lo conoscono a memoria. Ti permette di risparmiare molto tempo.
Dopo aver inserito le prime lettere, verrà visualizzato un elenco, in cui è anche possibile selezionare la funzione desiderata e inserirla. Se non è possibile utilizzare il mouse, è possibile navigare in questo elenco utilizzando il tasto TAB. Se lo è, è sufficiente fare doppio clic sulla formula corrispondente. Una volta selezionata la funzione, verrà visualizzato un messaggio che consente di inserire i dati nella sequenza corretta. Questi dati sono chiamati argomenti della funzione.
Se stai ancora utilizzando la versione di Excel 2003, non fornisce un elenco a discesa, quindi è necessario ricordare il nome esatto della funzione e inserire i dati dalla memoria. Lo stesso vale per tutti gli argomenti delle funzioni. Fortunatamente, per un utente esperto, questo non è un problema.
È importante iniziare sempre una formula con un segno di uguale, altrimenti Excel penserà che la cella contenga del testo.
In questo caso verranno considerati una formula anche i dati che iniziano con un segno più o meno. Se dopo c'è del testo nella cella, Excel darà un errore #NOME?. Se vengono fornite cifre o numeri, Excel proverà a eseguire le operazioni matematiche appropriate (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione). In ogni caso si consiglia di iniziare ad inserire la formula con il segno =, come è consuetudine.
Allo stesso modo, puoi iniziare a scrivere una funzione con il segno @, che verrà automaticamente modificata. Questo metodo di input è considerato obsoleto ed è necessario affinché le versioni precedenti dei documenti non perdano alcune funzionalità.
Il concetto di argomenti di funzione
Quasi tutte le funzioni contengono argomenti, che possono essere un riferimento di cella, testo, numero e persino un'altra funzione. Quindi, se usi la funzione ENCHET, dovrai specificare i numeri che verranno controllati. Verrà restituito un valore booleano. Se è un numero dispari, verrà restituito TRUE. Di conseguenza, se pari, allora "FALSO". Gli argomenti, come puoi vedere dagli screenshot sopra, sono inseriti tra parentesi e sono separati da un punto e virgola. In questo caso, se viene utilizzata la versione inglese del programma, la solita virgola funge da separatore.
L'argomento di input è chiamato parametro. Alcune funzioni non le contengono affatto. Ad esempio, per ottenere l'ora e la data correnti in una cella, è necessario scrivere la formula =TATA (). Come puoi vedere, se la funzione non richiede l'immissione di argomenti, è comunque necessario specificare le parentesi.
Alcune caratteristiche di formule e funzioni
Se i dati nella cella a cui fa riferimento la formula vengono modificati, ricalcolerà automaticamente i dati di conseguenza. Supponiamo di avere la cella A1, che è scritta in una semplice formula contenente un riferimento di cella regolare = RE1. Se modifichi le informazioni in esso contenute, lo stesso valore verrà visualizzato nella cella A1. Allo stesso modo, per formule più complesse che prendono dati da celle specifiche.
È importante capire che i metodi standard di Excel non possono fare in modo che una cella restituisca il suo valore a un'altra cella. Allo stesso tempo, questa attività può essere eseguita utilizzando le macro, subroutine che eseguono determinate azioni in un documento Excel. Ma questo è un argomento completamente diverso, che chiaramente non è per i principianti, poiché richiede abilità di programmazione.
Il concetto di formula di matrice
Questa è una delle varianti della formula, che viene inserita in modo leggermente diverso. Ma molti non sanno cosa sia. Cerchiamo quindi di capire prima il significato di questo termine. È molto più facile capirlo con un esempio.
Supponiamo di avere una formula SOMMA, che restituisce la somma dei valori in un determinato intervallo.
Creiamo un intervallo così semplice scrivendo numeri da uno a cinque nelle celle A1:A5. Quindi specifichiamo la funzione = SUM (A1: A5) nella cella B1. Di conseguenza, il numero 15 apparirà lì.
È già una formula di matrice? No, anche se funziona con un set di dati e potrebbe essere chiamato tale. Apportiamo alcune modifiche. Supponiamo di dover aggiungere uno a ciascun argomento. Per fare ciò, devi creare una funzione come questa:
=SOMMA(LA1:LA5+1). Si scopre che vogliamo aggiungerne uno all'intervallo di valori prima di calcolarne la somma. Ma anche in questo modulo, Excel non vorrà farlo. Deve mostrarlo usando la formula Ctrl + Maiusc + Invio. La formula di matrice differisce nell'aspetto e si presenta così:
{=SOMMA(LA1:LA5+1)}
Successivamente, nel nostro caso, verrà inserito il risultato 20.
Non ha senso inserire manualmente le parentesi graffe. Non servirà a niente. Al contrario, Excel non penserà nemmeno che questa sia una funzione e solo testo anziché una formula.
All'interno di questa funzione, nel frattempo, sono state svolte le seguenti azioni. Innanzitutto, il programma scompone questo intervallo in componenti. Nel nostro caso è 1,2,3,4,5. Successivamente, Excel li incrementa automaticamente di uno. Quindi i numeri risultanti vengono sommati.
C'è un altro caso in cui una formula di matrice può fare qualcosa che la formula standard non può. Ad esempio, abbiamo un set di dati elencato nell'intervallo A1:A10. Nel caso standard, verrà restituito zero. Ma supponiamo di avere una situazione tale che zero non può essere preso in considerazione.
Inseriamo una formula che controlli l'intervallo per vedere se non è uguale a questo valore.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Qui c'è una falsa sensazione che il risultato desiderato sarà raggiunto. Ma non è così, perché qui devi usare una formula di matrice. Nella formula sopra, verrà controllato solo il primo elemento, che, ovviamente, non ci soddisfa.
Ma se la trasformi in una formula di matrice, l'allineamento può cambiare rapidamente. Ora il valore più piccolo sarà 1.
Una formula di matrice ha anche il vantaggio di poter restituire più valori. Ad esempio, puoi trasporre una tabella.
Pertanto, ci sono molti diversi tipi di formule. Alcuni di essi richiedono input più semplici, altri più complessi. Le formule di matrice possono essere particolarmente difficili da comprendere per i principianti, ma sono molto utili.