Come creare un diagramma di Gantt in Excel?

Contenuti

Che cos'è un diagramma di Gantt?
Come creare un diagramma di Gantt in Excel 2010, 2007 e 2013
Modello di diagramma di Gantt in Excel

Se ti viene chiesto di nominare i tre componenti più importanti di Microsoft Excel, quali nomineresti? Molto probabilmente, fogli su cui vengono inseriti i dati, formule che vengono utilizzate per eseguire calcoli e grafici con cui è possibile rappresentare graficamente dati di natura diversa.

Sono sicuro che ogni utente di Excel sa cos'è un grafico e come crearlo. Tuttavia, c'è un tipo di grafico che è avvolto nell'oscurità per molti - Il diagramma di Gantt. Questa guida rapida spiegherà le caratteristiche principali di un diagramma di Gantt, ti spiegherà come creare un diagramma di Gantt semplice in Excel, ti spiegherà dove scaricare modelli di diagramma di Gantt avanzati e come utilizzare il servizio online di Project Management per creare diagrammi di Gantt.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt prende il nome da Henry Gantt, un ingegnere e consulente di gestione americano che ha ideato il diagramma nel 1910. Il diagramma di Gantt in Excel rappresenta progetti o attività come una cascata di grafici a barre orizzontali. Il diagramma di Gantt mostra la struttura scomposta del progetto (date di inizio e fine, varie relazioni tra le attività all'interno del progetto) e quindi aiuta a controllare l'esecuzione delle attività in tempo e secondo i parametri di riferimento previsti.

Come creare un diagramma di Gantt in Excel 2010, 2007 e 2013

Sfortunatamente, Microsoft Excel non offre un modello di diagramma di Gantt incorporato. Tuttavia, puoi crearne rapidamente uno tu stesso utilizzando la funzionalità del grafico a barre e un po' di formattazione.

Segui attentamente questi passaggi e non ci vorranno più di 3 minuti per creare un semplice diagramma di Gantt. Nei nostri esempi, stiamo creando un diagramma di Gantt in Excel 2010, ma lo stesso può essere fatto in Excel 2007 e 2013.

Passaggio 1. Crea una tabella di progetto

Prima di tutto, inseriremo i dati del progetto in un foglio Excel. Scrivi ogni attività su una riga separata e costruisci un piano di scomposizione del progetto specificando data di inizio (Data d'inizio), laurea (data di fine) e durata (Durata), ovvero il numero di giorni necessari per completare l'attività.

Mancia: Solo le colonne sono necessarie per creare un diagramma di Gantt Data d'inizio и Durata. Tuttavia, se crei anche una colonna Data di fine, quindi puoi calcolare la durata dell'attività utilizzando una semplice formula, come mostrato nella figura seguente:

Passaggio 2. Crea un normale grafico a barre di Excel basato sul database della colonna "Data di inizio".

Inizia a creare un diagramma di Gantt in Excel creando un semplice grafico a barre in pila:

Evidenzia un intervallo Date d'inizio insieme all'intestazione della colonna, nel nostro esempio lo è SI1: SI11. È necessario selezionare solo le celle con i dati e non l'intera colonna del foglio.
Nella scheda Avanzate inserire (Inserisci) in Grafici, fare clic su Inserisci grafico a barre (Sbarra).
Nel menu che si apre, nel gruppo governata (Barra 2D) fare clic Accatastati governati (Barra impilata).

Di conseguenza, sul foglio dovrebbe apparire il seguente grafico:

Nota: Alcune delle altre istruzioni per la creazione di diagrammi di Gantt suggeriscono di creare prima un grafico a barre vuoto e quindi di riempirlo di dati, come faremo nel passaggio successivo. Ma penso che il metodo mostrato sia migliore perché Microsoft Excel aggiungerà automaticamente una riga di dati e in questo modo risparmieremo un po' di tempo.

Passaggio 3: aggiungi i dati sulla durata al grafico

Successivamente, dobbiamo aggiungere un'altra serie di dati al nostro futuro diagramma di Gantt.

Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del diagramma e nel menu contestuale fare clic Seleziona i dati (Seleziona dati). Si aprirà una finestra di dialogo Selezione di un'origine dati (Seleziona origine dati). Come puoi vedere nella figura seguente, i dati della colonna Data d'inizio già aggiunto al campo Elementi della legenda (righe) (Voci legenda (serie). Ora è necessario aggiungere qui i dati delle colonne Durata.
Fare clic sul pulsante Aggiungi (Aggiungi) per selezionare dati aggiuntivi (Durata) da visualizzare nel diagramma di Gantt.
Nella finestra aperta Cambio riga (Modifica serie) fai questo:
- Nel Nome riga (Nome della serie) inserisci "Durata" o qualsiasi altro nome desideri. Oppure puoi posizionare il cursore in questo campo e quindi fare clic sul titolo della colonna corrispondente nella tabella: il titolo su cui si fa clic verrà aggiunto come nome della serie per il diagramma di Gantt.
- Fare clic sull'icona di selezione dell'intervallo accanto al campo I valori (Valori di serie).
Finestra di dialogo Cambio riga (Modifica serie) diminuirà. Evidenzia i dati in una colonna Duratacliccando sulla prima cella (nel nostro caso lo è D2) e trascinando verso il basso fino all'ultima cella di dati (D11). Assicurati di non selezionare accidentalmente un'intestazione o una cella vuota.
Premere nuovamente l'icona di selezione dell'intervallo. Finestra di dialogo Cambio riga (Modifica serie) verrà nuovamente espanso e verranno visualizzati i campi Nome riga (Nome della serie) è I valori (Valori di serie). Fare clic su OK.
Torneremo di nuovo alla finestra Selezione di un'origine dati (Seleziona origine dati). Ora in campo Elementi della legenda (righe) (Voci legenda (serie) vediamo una serie Data d'inizio e un numero Durata. Basta fare clic OKe i dati verranno aggiunti al grafico.

Il diagramma dovrebbe assomigliare a questo:

Passaggio 4: aggiungi le descrizioni delle attività al diagramma di Gantt

Ora devi mostrare un elenco di attività sul lato sinistro del diagramma invece dei numeri.

Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi dell'area di stampa (l'area con le strisce blu e arancioni) e nel menu visualizzato, fare clic Seleziona i dati (Seleziona dati) per riapparire la finestra di dialogo Selezione di un'origine dati (Seleziona origine dati).
Nell'area sinistra della finestra di dialogo, seleziona Data d'inizio E clicca il Cambiamento di (Modifica) nell'area destra della finestra intitolata Etichette asse orizzontale (categorie) (Etichette dell'asse orizzontale (categoria)).
Si aprirà una piccola finestra di dialogo Etichette degli assi (Etichette degli assi). Ora devi selezionare le attività nello stesso modo in cui nel passaggio precedente abbiamo selezionato i dati sulla durata delle attività (colonna Durate): fai clic sull'icona di selezione dell'intervallo, quindi fai clic sulla prima attività nella tabella e trascina la selezione con il mouse fino all'ultimo compito. Ricorda che l'intestazione della colonna non deve essere evidenziata. Dopo averlo fatto, fai di nuovo clic sull'icona di selezione dell'intervallo per visualizzare la finestra di dialogo.
Tocca due volte OKper chiudere tutte le finestre di dialogo.
Elimina la legenda del grafico: fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa e nel menu contestuale fai clic Rimuovere (Elimina).

A questo punto, il diagramma di Gantt dovrebbe avere le descrizioni delle attività sul lato sinistro e avere un aspetto simile a questo:

Passaggio 5: conversione di un grafico a barre in un diagramma di Gantt

In questa fase, il nostro grafico è ancora un grafico a barre in pila. Per farlo sembrare un diagramma di Gantt, devi formattarlo correttamente. Il nostro compito è rimuovere le linee blu in modo che rimangano visibili solo le parti arancioni dei grafici, che rappresentano i compiti del progetto. Tecnicamente, non rimuoveremo le linee blu, le renderemo semplicemente trasparenti e quindi invisibili.

Fare clic su qualsiasi linea blu nel diagramma di Gantt e verranno selezionati tutti. Fare clic con il tasto destro sulla selezione e nel menu contestuale fare clic Formato serie di dati (Formatta serie di dati).
Nella finestra di dialogo che appare, procedi come segue:
- Nella sezione Riempire (Riempi) seleziona Nessun riempimento (Nessun riempimento).
- Nella sezione Confine (Colore bordo) selezionare nessuna linea (Nessuna riga).

Nota: Non chiudere questa finestra di dialogo, ti servirà di nuovo nel passaggio successivo.

Le attività sul diagramma di Gantt che abbiamo creato in Excel sono in ordine inverso. Lo sistemeremo in un momento. Fare clic sull'elenco delle attività sul lato sinistro del diagramma di Gantt per evidenziare l'asse della categoria. Si aprirà una finestra di dialogo Formato Asse (Formatta asse). Nel capitolo Parametri dell'asse (Opzioni asse) selezionare la casella Ordine inverso delle categorie (Categorie in ordine inverso), quindi chiudi la finestra per salvare le modifiche. Come risultato delle modifiche appena apportate:
- Le attività sul diagramma di Gantt sono nell'ordine corretto.
- Le date sull'asse orizzontale sono state spostate dal basso verso l'alto del grafico.

Il grafico diventa simile a un normale diagramma di Gantt, giusto? Ad esempio, il mio diagramma di Gantt ora si presenta così:

Passaggio 6. Personalizzazione del design del diagramma di Gantt in Excel

Il diagramma di Gantt sta già prendendo forma, ma puoi aggiungere qualche tocco in più per renderlo davvero elegante.

1. Rimuovere lo spazio vuoto sul lato sinistro del diagramma di Gantt

Durante la creazione di un diagramma di Gantt, abbiamo inserito delle barre blu all'inizio del diagramma per mostrare la data di inizio. Ora il vuoto che rimane al loro posto può essere rimosso e le task strip possono essere spostate a sinistra, più vicino all'asse verticale.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore della prima colonna Data d'inizio nella tabella con i dati di origine, nel menu contestuale selezionare Formato cella > Numero > Generale (Formatta celle > Numero > Generale). Memorizza il numero che vedi nel campo Campione (Campione) è la rappresentazione numerica della data. Nel mio caso questo numero 41730. Come sai, Excel memorizza le date come numeri uguali al numero di giorni datato 1 gennaio 1900 prima di tale data (dove 1 gennaio 1900 = 1). Non è necessario apportare modifiche qui, basta fare clic cancellazione (Annulla).
Nel diagramma di Gantt, fai clic su una data qualsiasi sopra il diagramma. Un clic selezionerà tutte le date, dopodiché fai clic con il pulsante destro del mouse su di esse e nel menu contestuale fai clic Formato Asse (Formatta asse).
Sul menu parametri asse (Opzioni asse) cambia l'opzione Minimo (Minimo) acceso Numero (Risolto) e inserisci il numero che hai ricordato nel passaggio precedente.

2. Regolare il numero di date sull'asse del diagramma di Gantt

Qui, nella finestra di dialogo Formato Asse (Format Axis) che è stato aperto nel passaggio precedente, modificare i parametri Grandi divisioni (Maggiori uniti) и Divisioni intermedie (Unità minore) di Numero (Fisso) e inserire i valori desiderati per gli intervalli sull'asse. Di solito, più brevi sono i tempi delle attività nel progetto, minore è la fase di divisione necessaria sull'asse del tempo. Ad esempio, se desideri visualizzare una data su due, inserisci 2 per parametro Grandi divisioni (Unità maggiore). Quali impostazioni ho fatto – puoi vedere nell'immagine qui sotto:

Mancia: Gioca con le impostazioni fino a ottenere il risultato desiderato. Non aver paura di fare qualcosa di sbagliato, puoi sempre ripristinare le impostazioni predefinite impostando le opzioni su Automaticamente (Auto) in Excel 2010 e 2007 o facendo clic Reset (Ripristina) in Excel 2013.

3. Rimuovere lo spazio vuoto extra tra le strisce

Disponi le barre delle attività sul grafico in modo più compatto e il diagramma di Gantt avrà un aspetto ancora migliore.

Seleziona le barre arancioni dei grafici cliccando su una di esse con il tasto sinistro del mouse, quindi fai clic destro su di essa e nel menu che compare, fai clic su Formato serie di dati (Formatta serie di dati).
Nella finestra di dialogo Formato serie di dati (Formatta serie di dati) impostare il parametro su righe sovrapposte (Sovrapposizione serie) valore 100% (cursore spostato completamente a destra) e per il parametro Gioco laterale (Larghezza spazio) valore 0% o quasi 0% (cursore completamente o quasi completamente a sinistra).

Ed ecco il risultato dei nostri sforzi: un diagramma di Gantt semplice ma abbastanza accurato in Excel:

Ricorda che un grafico Excel così creato è molto vicino a un vero diagramma di Gantt, pur conservando tutta la comodità dei grafici Excel:

Il diagramma di Gantt in Excel si ridimensionerà quando le attività vengono aggiunte o rimosse.
Modificare la data di inizio dell'attività (Data di inizio) o la sua durata (Durata) e la pianificazione rifletterà immediatamente automaticamente le modifiche apportate.
Il diagramma di Gantt creato in Excel può essere salvato come immagine o convertito in formato HTML e pubblicato su Internet.

CONSIGLI:

Personalizza l'aspetto del diagramma di Gantt modificando le opzioni di riempimento, i bordi, le ombre e persino utilizzando gli effetti 3D. Tutte queste opzioni sono disponibili nella finestra di dialogo. Formato serie di dati (Formatta serie di dati). Per richiamare questa finestra, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra del grafico nell'area di tracciamento del grafico e fare clic nel menu contestuale Formato serie di dati (Formatta serie di dati).
Se lo stile di progettazione creato è piacevole alla vista, un tale diagramma di Gantt può essere salvato in Excel come modello e utilizzato in futuro. Per fare ciò, fai clic sul diagramma, apri la scheda Costruttore (Design) e premere Salva come modello (Salva come modello).

Scarica il diagramma di Gantt di esempio

Modello di diagramma di Gantt in Excel

Come puoi vedere, costruire un semplice diagramma di Gantt in Excel non è affatto difficile. Ma cosa succede se è richiesto un diagramma di Gantt più complesso, in cui l'ombreggiatura dell'attività dipende dalla percentuale del suo completamento e le tappe del progetto sono indicate da linee verticali? Naturalmente, se sei una di quelle creature rare e misteriose che chiamiamo rispettosamente Excel Guru, allora puoi provare a creare un diagramma del genere da solo.

Tuttavia, sarà più facile e veloce utilizzare i modelli di diagramma di Gantt predefiniti in Excel. Di seguito è riportata una breve panoramica di diversi modelli di diagramma di Gantt per la gestione dei progetti per varie versioni di Microsoft Excel.

Modello di diagramma di Gantt di Microsoft Excel 2013

Viene chiamato questo modello di diagramma di Gantt per Excel Pianificatore di progetto (Pianificatore del progetto Gantt). È progettato per tenere traccia dell'avanzamento del progetto rispetto a varie metriche come Inizio programmato (Piano di inizio) и inizio effettivo (inizio effettivo), Durata prevista (Durata del piano) и Durata effettiva (Durata effettiva), nonché Percentuale completa (Percentuale di completamento).

In Excel 2013, questo modello è disponibile nella scheda Compila il (File) nella finestra Creare (Nuovo). Se non è presente alcun modello in questa sezione, è possibile scaricarlo dal sito Web Microsoft. Non è richiesta alcuna conoscenza aggiuntiva per utilizzare questo modello: fai clic su di esso e inizia.

Grafico modello online Ganta

Smartsheet.com offre un generatore di diagrammi di Gantt online interattivo. Questo modello di diagramma di Gantt è semplice e pronto all'uso come il precedente. Il servizio offre una prova gratuita di 30 giorni, quindi sentiti libero di registrarti con il tuo account Google e iniziare subito a creare il tuo primo diagramma di Gantt.

Il processo è molto semplice: nella tabella a sinistra, inserisci i dettagli del tuo progetto e, man mano che la tabella si riempie, viene creato un diagramma di Gantt a destra.

Modelli di diagramma di Gantt per Excel, Fogli Google e OpenOffice Calc

Su vertex42.com puoi trovare modelli di diagramma di Gantt gratuiti per Excel 2003, 2007, 2010 e 2013 che funzionano anche con OpenOffice Calc e Fogli Google. Puoi lavorare con questi modelli proprio come faresti con qualsiasi normale foglio di calcolo Excel. Basta inserire una data di inizio e una durata per ogni attività e inserire la % di completamento nella colonna % completare. Per modificare l'intervallo di date visualizzato nell'area del diagramma di Gantt, sposta il dispositivo di scorrimento sulla barra di scorrimento.

E infine, un altro modello di diagramma di Gantt in Excel da tenere in considerazione.

Modello di diagramma di Gantt del project manager

Un altro modello di diagramma di Gantt gratuito è offerto su professionalexcel.com e si chiama "Project Manager Gantt Chart". In questo modello è possibile scegliere una visualizzazione (giornaliera o settimanale standard), a seconda della durata delle attività tracciate.

Spero che almeno uno dei modelli di diagramma di Gantt proposti soddisfi le tue esigenze. In caso contrario, puoi trovare una grande varietà di diversi modelli di diagramma di Gantt su Internet.

Ora che conosci le caratteristiche principali del diagramma di Gantt, puoi continuare ad impararlo e imparare a creare i tuoi diagrammi di Gantt complessi in Excel per sorprendere il tuo capo e tutti i tuoi colleghi 🙂