Contenuti
Hai mai creato un diagramma di flusso per un documento o un processo aziendale? Alcune aziende acquistano costosi software specializzati in grado di creare diagrammi di flusso con pochi clic del mouse. Altre aziende scelgono una strada diversa: utilizzano uno strumento che già hanno e in cui i loro dipendenti sanno come lavorare. Penso che tu abbia intuito che stiamo parlando di Microsoft Excel.
Fare un piano
Lo scopo di un diagramma di flusso è mostrare la struttura logica degli eventi che devono accadere, le decisioni che devono essere prese e le conseguenze di tali decisioni. Pertanto, sarà senza dubbio più facile costruire un diagramma di flusso se prima ti dedichi qualche minuto per mettere in ordine i tuoi pensieri. Un diagramma di flusso composto da passaggi disordinati e mal congegnati sarà di scarsa utilità.
Quindi prenditi qualche minuto per prendere appunti. Non importa in quale formato, l'importante è annotare ogni fase del processo e correggere ogni decisione con possibili conseguenze.
Personalizza gli articoli
Per ogni passaggio della struttura, aggiungi elementi del diagramma di flusso in Excel.
- Nella scheda Avanzate inserire (Inserisci) fare clic su Cifre (forme).
- L'elenco di figure aperto è diviso in gruppi principali. Scorri verso il basso fino al gruppo Diagramma a blocchi (Diagramma di flusso).
- Seleziona un elemento.
- Per aggiungere testo a un elemento, fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso e seleziona Cambia testo (Modifica il testo).
- Nella scheda Avanzate Contesto Menu (Formato) Barra multifunzione Seleziona lo stile e la combinazione di colori per l'elemento.
Quando hai finito con un elemento, aggiungi l'elemento successivo per l'elemento successivo della struttura prevista, quindi il successivo e così via finché l'intera struttura non appare sullo schermo.
Presta attenzione alla forma di ogni elemento del diagramma di flusso. Il modulo dice al lettore quale funzione viene eseguita in ogni fase della struttura. Si raccomanda di utilizzare tutti i moduli in base al loro scopo generalmente accettato, poiché l'uso non standard dei moduli può confondere i lettori.
Ecco alcuni degli elementi più comuni:
- Inizio o fine del diagramma di flusso:
- Flusso di lavoro, procedura da seguire:
- Un processo predefinito, come una subroutine riutilizzabile:
- Tabella del database o altra origine dati:
- Prendere una decisione, come valutare se il processo precedente è stato eseguito correttamente. Le linee di collegamento che emanano da ogni angolo del rombo corrispondono a diverse possibili soluzioni:
Organizza gli elementi
Dopo che tutti gli elementi sono stati inseriti nel foglio:
- Per disporre gli elementi in una colonna pari, selezionare più elementi facendo clic su di essi con il tasto del mouse premuto Shift, quindi nella scheda Contesto (Formatta) fare clic su Allinea al centro (Allinea al centro).
- Per ottimizzare la spaziatura tra più elementi, selezionali e nella scheda Contesto (Formatta) fare clic su Distribuire verticalmente (Distribuire verticalmente).
- Assicurati che le dimensioni degli elementi siano le stesse. Rendi tutti gli elementi della stessa altezza e larghezza per rendere il tuo diagramma di flusso bello e professionale. La larghezza e l'altezza dell'elemento possono essere impostate inserendo i valori desiderati negli appositi campi della scheda Contesto (Formato) Nastri del menu.
Imposta linee di collegamento
Nella scheda Avanzate inserire (Inserisci) fare clic su Cifre (Forme) e selezionare una freccia dritta o una sporgenza con una freccia.
- Usa una freccia dritta per collegare due elementi che sono in sequenza diretta.
- Utilizzare una sporgenza a freccia quando è necessario curvare il connettore, ad esempio, se si desidera tornare al passaggio precedente dopo un elemento di decisione.
Ulteriori azioni
Excel offre molti elementi aggiuntivi per la creazione di diagrammi di flusso e una varietà infinita di opzioni di formattazione personalizzabili. Sentiti libero di sperimentare e provare tutte le opzioni disponibili!