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Gli utenti di Excel sono spesso costretti a presentare i risultati del loro lavoro in presentazioni. Per fare ciò, devi convertire il file in un formato più conveniente, come PDF. Inoltre, la trasformazione del documento consente di proteggere i dati da correzioni indesiderate quando ceduti a terzi. Se la tabella contiene formule coinvolte nei calcoli, la conversione in formato PDF consente di proteggere i dati da modifiche accidentali o da danni durante il trasferimento del documento su un altro computer. Diamo un'occhiata più da vicino a tutti i metodi di conversione.
Converti file Excel in PDF
Nelle versioni precedenti di Excel, non è possibile salvare il file in un formato diverso da xls. Ho dovuto cercare programmi di conversione speciali o utilizzare risorse Internet in grado di tradurre un formato di documento in un altro. Dal Excel-2010, la funzionalità del programma è stata integrata con una funzionalità così necessaria che consente di convertire immediatamente un file senza uscire da Excel.
- Prima di tutto, devi selezionare le celle che vuoi convertire. Vai al menu della scheda "File". Prima di salvare, è necessario assicurarsi che i bordi della tabella non si estendano oltre il foglio del documento PDF.
1 - Successivamente, passiamo al processo di salvataggio. Nel menu “File” che si apre, attivando la categoria “Salva con nome…”, sul lato destro, vai all'opzione “Sfoglia”.
2 - Successivamente, apparirà una finestra in cui dovresti decidere la posizione del file e il suo nome.
3 - In fondo alla finestra troviamo la categoria “Tipo di File” e, cliccando sulla riga con il tasto sinistro del mouse del computer, richiamiamo un elenco di opzioni da cui è possibile selezionare il formato del documento. Nel nostro caso, seleziona il tipo di file PDF.
4 - Sotto la riga "Tipo di file" ci saranno diversi parametri aggiuntivi necessari per la conversione. L'ottimizzazione standard è adatta per la stampa e la pubblicazione su Internet e la dimensione minima consente di ottimizzare il documento per il posizionamento nelle pagine dei siti Internet. Dopo aver scelto l'opzione di ottimizzazione appropriata, dovresti mettere un segno accanto ad essa. Affinché il documento salvato in questo modo possa essere aperto dopo la conversione, vale la pena selezionare la casella corrispondente.
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Per un adeguamento chiaro e dettagliato del processo di conversione, gli esperti consigliano di prestare attenzione a parametri aggiuntivi in cui è possibile apportare tutti i punti chiarificatori per una migliore visualizzazione dei contenuti delle tabelle.
- Nella finestra che appare, puoi specificare quali pagine vuoi convertire. Seleziona un intervallo di dati, ad esempio fogli di lavoro selezionati, un intervallo specifico o un'intera cartella di lavoro di Excel. Sono inoltre disponibili dati di file aggiuntivi non stampabili che possono essere inseriti in un nuovo documento: tag della struttura del documento e relative proprietà. Di norma, i parametri già impostati nella finestra corrispondono ai requisiti standard, ma se necessario possono essere modificati. Per attivare le modifiche, fare clic su "OK".
6 - Completiamo il processo di conversione premendo il pulsante "Salva".
7 - Il processo di conversione potrebbe richiedere del tempo, a seconda delle dimensioni delle tabelle. Un documento PDF apparirà nella cartella specificata. In base alle impostazioni, subito dopo la conversione, il documento si aprirà in un editor in grado di leggerlo.
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Converti foglio di calcolo Excel in PDF utilizzando applicazioni esterne
Se l'utente sta lavorando con fogli di calcolo Excel versioni 1997-2003, quindi convertire il file in formato PDF necessità di utilizzare strumenti di terze parti. Uno dei programmi più popolari è FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Installiamo l'applicazione. È possibile scaricare il file di installazione sul sito ufficiale www.foxpdf.com.
- Quando avvii il programma, apparirà una finestra di lavoro, in cui dovresti andare al menu "Aggiungi file Excel" per selezionare il file desiderato.
9 - Il programma ti consente di convertire più file contemporaneamente, il che è un vantaggio indiscutibile. Dopo aver deciso i file, fare clic su "Apri".
10 - I file selezionati verranno visualizzati nella finestra del programma. Ogni file deve avere un segno di spunta accanto ad esso. Se la casella di controllo non è selezionata, il file rimarrà nello stesso formato.
11 - Dopo la conversione, i file verranno salvati nella cartella selezionata per impostazione predefinita. Per selezionare un indirizzo diverso, vai al parametro Output Path in fondo alla pagina. Quando si fa clic sul pulsante con i puntini di sospensione, viene visualizzato un menu con l'indirizzo della cartella corrente. Se necessario, è possibile modificare la posizione di archiviazione.
12 - Quando tutti i passaggi preparatori sono stati completati, procedi alla conversione premendo il pulsante PDF a destra della riga Percorso di output.
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Applicazione di un servizio online per convertire il formato Excel in PDF
Nonostante la semplicità dell'applicazione FoxPDF Excel to PDF Converter, questo software è a pagamento. E se la necessità di convertire Excel in PDF appare molto raramente, puoi utilizzare le risorse online disponibili su Internet.
Queste risorse ti consentono di convertire le tabelle in PDF gratuitamente, ma potrebbero avere un limite al numero di transazioni giornaliere. Ad alcuni servizi è possibile accedere solo previa registrazione e dopo aver fornito il proprio indirizzo email valido, al quale verrà inviato il documento già convertito.
Inoltre, per lavorare con determinati siti, devi assicurarti che il file soddisfi i requisiti. Considera il principio di funzionamento di una di queste risorse Internet sull'esempio di SmallPDF:
- Vai al sito https://smallpdf.com/en. Seleziona la categoria denominata "Excel in PDF".
14 - Qui dovresti, usando il pulsante "Seleziona file", specificare il documento desiderato o semplicemente trascinare e rilasciare il file Excel nel campo richiesto. La risorsa consente di convertire più documenti contemporaneamente.
15 - Poi arriva la conversione automatica. Dopo il suo completamento, il file finito deve essere salvato attivando il pulsante “Salva File”.
16 - Apparirà una finestra in cui è necessario specificare l'indirizzo della cartella in cui inserire i file PDF.
Conclusione
Ciascuno di questi metodi per convertire i fogli di calcolo Excel in file PDF ha lati positivi e negativi. Naturalmente, salvare il documento direttamente all'interno del programma Excel ti consente di raggiungere il tuo obiettivo in modo rapido e conveniente. Ma, come accennato in precedenza, questa funzionalità è apparsa solo nella versione 2010.
Puoi utilizzare le risorse online per convertire i file solo se disponi di una connessione Internet e questa non è sempre disponibile. Anche applicazioni e programmi speciali sono comodi da usare. Allo stesso tempo, non dimenticare che tali servizi a volte richiedono un acquisto. In ogni caso, la scelta di come convertire il file xls in pdf rimane all'utente.