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Ti è mai stato affidato il compito di creare un diagramma di flusso per mappare i processi aziendali in un'organizzazione. Alcune aziende pagano per software costosi e altamente specializzati che creano diagrammi di flusso in pochi passaggi e clic. Altre aziende preferiscono utilizzare gli strumenti esistenti che saranno altrettanto facili una volta che li avrai appresi. Uno di questi è Excel.
Pianifica i tuoi passi
Poiché lo scopo di un diagramma di flusso è contrassegnare l'ordine logico degli eventi, le decisioni prese e i risultati di tali decisioni, la maggior parte delle persone ritiene che sia meglio rappresentarlo sotto forma di diagramma di flusso. E trovano molto più facile farlo se impiegano alcuni minuti per organizzare i loro pensieri.
E infatti lo è. Se i tuoi pensieri non sono sufficientemente ponderati, il diagramma di flusso non sarà buono.
Pertanto, prima di procedere direttamente alla creazione di un diagramma di flusso, si consiglia di prendere alcune note. Il formato in cui saranno condotti non è così importante. La cosa principale è elencare ogni fase del processo, determinare ogni decisione e le sue conseguenze.
Voci di impostazione
- Vai alla scheda "Inserisci", dove troverai l'elemento "Forme".
- Successivamente, apparirà un elenco di forme, organizzate per gruppi. Successivamente, è necessario esaminarli tutti fino a trovare il gruppo "Diagramma di flusso".
- Seleziona l'elemento richiesto.
- Per aggiungere testo, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e seleziona "Cambia testo" dal menu contestuale.
Infine, sulla barra multifunzione Formattazione, è necessario scegliere uno stile e una combinazione di colori per il diagramma di flusso.
Dopo aver selezionato l'elemento desiderato, è necessario aggiungere il successivo per un elemento specifico e continuare fino a quando viene visualizzata ogni fase.
Quindi la forma che visualizza ogni elemento del diagramma di flusso deve essere etichettata. Quindi colui che lo visualizza capirà quale ruolo gioca ogni elemento del diagramma di flusso in esso e in che modo è correlato agli altri.
Ogni figura svolge la sua funzione standard. Se usi gli elementi del diagramma in modo errato, qualcuno che lo visualizza potrebbe fraintenderti.
Ecco alcuni degli elementi più comuni:
- L'inizio o la fine del diagramma di flusso.
- Il processo di lavoro.
- Un processo predefinito, come le routine ricorrenti.
- Fonte di dati. Può essere una tabella, un qualche tipo di documento o un sito web.
- Decisioni prese. Ad esempio, può essere un controllo della correttezza di un processo pre-eseguito. Da ogni angolo del rombo possono esserci delle linee che mostrano i risultati della decisione presa.
Elementi di ordinazione
Una volta posizionati gli elementi nelle posizioni corrette, puoi seguire questi passaggi:
- Per disporre gli elementi in una colonna, è necessario selezionare più elementi premendo il tasto MAIUSC e quindi premendo ciascuno di essi, quindi selezionare Allinea al centro nella scheda Formato.
- Se devi creare gli stessi spazi tra gli elementi verticalmente, devi selezionarli, quindi selezionare la voce "Distribuisci verticalmente" nella stessa scheda.
- Successivamente, devi assicurarti che le dimensioni di tutti gli elementi siano le stesse per rendere il grafico visivamente più accattivante.
Configurazione della linea di collegamento
Nella scheda "Inserisci" è presente una voce "Forme" in cui è necessario selezionare una freccia. Può essere diritto o angolato. Il primo è usato per elementi in sequenza diretta. Se è necessario tornare a un determinato passaggio dopo aver completato tutte le azioni, viene utilizzata una linea curva.
Qual è il prossimo passo?
In generale, Excel offre un numero enorme di forme per la creazione di grafici. A volte puoi ignorare gli standard e accendere la creatività. Questo andrà solo a vantaggio.