Converti CSV in Excel come tabella

Il contenuto dei database viene solitamente estratto come file .csv. Tuttavia, è solo un file di testo, non molto leggibile. Per lavorare con il contenuto del database, è necessario presentarlo in un formato diverso, spesso i fogli Excel sono i più convenienti. In questo articolo verranno discussi quali metodi esistono per farlo, quale è il migliore e quali errori ci sono durante il trasferimento dei dati.

Come convertire CSV in formato Excel

Esistono vari modi in cui un documento CSV scaricato da un database può essere trasferito in Excel. Ne discuteremo tre:

1. Apertura diretta in Excel.
2. Apertura tramite Esplora risorse.
3. Importa documento con cambio formato.

Apertura di un documento CSV in Excel

Excel può aprire documenti .csv direttamente senza conversione. Il formato non cambia dopo l'apertura in questo modo, l'estensione .csv viene salvata, sebbene l'estensione possa essere modificata dopo la modifica.

1. Avvia Excel, fai clic su "Compila il ", Quindi"Apri«.
2. Nella finestra che appare, seleziona l'opzione "File di testodall'elenco ampliato.

3. Trova il documento che ti serve e fai doppio clic su di esso.

I documenti .csv si aprono immediatamente in Excel, senza ulteriori manipolazioni. Ma i file .txt richiederanno la conversione: apparirà una finestra "Procedure guidate di importazione del testo«.

Ci sono casi in cui è meglio non aprire direttamente il documento, ma chiamare Maestro. Questo approccio è giustificato nei seguenti casi:

• il carattere di separazione utilizzato nel documento non è standard o ne esistono diverse varietà;
• il documento contiene date in diversi formati;
• stai convertendo numeri che iniziano con zero e vuoi mantenerli in questo modo;
• prima di trasferire i dati, vuoi vedere come apparirà il risultato finale;
• generalmente vuoi più portabilità.

Maestro inizierà se modifichi l'estensione del documento in .txt. Puoi anche iniziare a importare un file in modo diverso, cosa che verrà discussa in seguito, dopo aver descritto il secondo metodo di apertura.

Se apporti modifiche al documento dopo averlo aperto, Excel ti chiederà di salvarlo come .xls (o .xlsx) perché altrimenti parte della formattazione andrà persa. Quindi ci sarà sempre la possibilità di cambiare nuovamente il formato, tuttavia, un'altra parte del contenuto potrebbe andare persa: gli zeri potrebbero scomparire all'inizio dei numeri, alcuni record potrebbero cambiare aspetto.

Apertura di un documento CSV tramite Esplora risorse

Questo percorso non è fondamentalmente diverso dal precedente. Per aprire un documento, fai doppio clic su di esso in Esplora risorse.

Prima di aprire, assicurati che accanto al nome del documento ci sia un'icona per il programma Excel e non un'altra: ciò significa che Excel è selezionato come programma che dovrebbe aprire tali file. In caso contrario, si aprirà un altro programma. Puoi cambiarlo in Excel in questo modo:

1. Richiama il menu contestuale facendo clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file .csv e applica Apri con... > Seleziona programma.
2. selezionare Excel (da tavolo) of Programmi consigliati, designalo come programma da utilizzare sempre per tali file (seleziona la casella in basso) e chiudi la finestra premendo OK.

Importa CSV in Excel

È anche possibile trasformare il documento aperto in una cartella di lavoro di Excel. Il formato cambierà in .xls per le versioni precedenti di Excel (2000, 2003) e .xlsx per tutte le altre. Tutti i contenuti verranno visualizzati su un foglio.

1. Fare clic sulla cella del foglio in cui dovrebbe iniziare l'importazione. Di solito è la prima cella della tabella, A1. A partire da esso, verranno riempite tante righe quante sono nel file aperto e tante colonne quanti sono i valori in ogni colonna.
2. Nella scheda "Dati" in un gruppo "Ottenere dati esterni” selezionare "Dal testo”.

3. Nella finestra che appare, trova il documento richiesto e fai doppio clic su di esso (puoi anche usare il pulsante Importare in fondo alla finestra).

4. Successivamente, è necessario seguire le istruzioni dettagliate dell'apertura Procedure guidate di importazione del testo.

L'immagine seguente mostra il documento originale e il risultato atteso. Affinché tutto appaia esattamente come questo dopo l'importazione, è necessario applicare varie impostazioni, che verranno discusse in seguito.

Passo 1 . La procedura guidata ti chiederà di selezionare un tipo di file – come puoi immaginare, sarà “con separatori" (in inglese - delimitato) e la riga da cui inizierà il trasferimento del contenuto, molto probabilmente è necessario iniziare con termini 1se non vuoi trasferire solo una parte del contenuto. La finestra sottostante mostrerà le prime righe del documento selezionato.

Passo 2 . Ora devi capire quale viene utilizzato separatore (potrebbe essercene più di uno) nel file e specificare questo carattere in Masters. Ha opzioni per selezionare dai delimitatori standard, ma se nel documento viene utilizzato un carattere atipico, puoi scegliere Altro e inserire il carattere desiderato. Nel file utilizzato per la dimostrazione, i delimitatori sono − Virgola и Linguetta. Le celle separano le virgole con le caratteristiche del prodotto, come il numero di serie e il numero di copie vendute, e le schede separano un prodotto dall'altro: le informazioni su ciascuno devono iniziare su una nuova riga.

È inoltre necessario definire e specificare delimitatore di testo. Questo è un carattere posizionato prima e dopo ogni parte di testo che deve trovarsi in una cella. Grazie al delimitatore, ciascuno di questi segmenti viene percepito come un valore separato, anche se al suo interno sono presenti caratteri scelti per separare i valori. Nel nostro documento, ogni valore è racchiuso tra virgolette, quindi, anche se contiene una virgola (ad esempio "inizio, poi continua"), tutto il suo testo verrà inserito in una cella e non in due consecutive.

Passo 3. Qui basta guardare l'anteprima e, se non mostra difetti inaccettabili, fare clic Fine. Può succedere che alcuni dei valori siano separati non da un separatore, ma da diversi, di conseguenza, tra di loro appariranno celle senza valori. Per evitare che ciò accada, seleziona la casella di controllo Tratta i delimitatori consecutivi come uno.

5. Seleziona il percorso di destinazione (può essere un nuovo foglio o un foglio esistente) e fai clic OKper completare il processo di importazione.

Puoi anche fare clic Materiali — ci sono altre possibilità. Ad esempio, puoi formattare il contenuto, personalizzare il markup e come vengono aggiornate le informazioni.

A volte il risultato della conversione è tutt'altro che previsto. Il modo in cui questo risultato può essere modificato sarà discusso nella prossima sezione dell'articolo.

Problemi durante la conversione e loro soluzioni

Per tutto il tempo in cui è esistito il formato CSV, nessuno si è preso la briga di documentarlo ufficialmente. Pertanto, sebbene si presuppone che le virgole debbano essere utilizzate per separare i valori, in realtà database diversi utilizzano separatori diversi: punto e virgola, tabulazione e altri.

Anche i delimitatori di testo possono variare: nella maggior parte dei casi sono virgolette o un segno di ordine dei byte. Potrebbero non esserci delimitatori, quindi il carattere usato come separatore è sempre percepito come tale (quindi di solito non è una virgola – è usata troppo spesso nel testo – ma un carattere diverso, meno comune).

I file non standard potrebbero non aprirsi correttamente: per visualizzarli come dovrebbero, è necessario modificare le impostazioni del computer o il programma di apertura. Vediamo quali difficoltà ci sono e quali soluzioni esistono per esse.

Il file non si apre correttamente

Prova. L'intero contenuto del documento viene posizionato nella prima colonna.

Causare. Il documento utilizza un carattere come delimitatore che non è designato come tale nelle impostazioni del computer o è riservato per una funzione diversa. Ad esempio, una virgola può essere riservata per separare le parti decimali di un numero e quindi non può separare i valori in un file.

Soluzioni. Esistono diversi modi per risolvere questo problema:

1. Modifica il carattere di separazione nel documento stesso. Aprilo in Blocco note o in un editor simile e nella riga iniziale (vuota, tutti i dati dovrebbero essere nelle righe seguenti), inserisci il testo seguente:

• per cambiare il separatore in una virgola: settembre
• per passare a un punto e virgola: settembre=;

Un altro personaggio scritto dopo settembre = nella riga iniziale, diventerà anche un delimitatore.

2. Il carattere separatore utilizzato nel file può essere specificato anche in Excel stesso. Nelle versioni 2016, 2013 o 2010, per questo è necessario aprire la scheda Dati e scegli "Testo per colonne” in un gruppo "Lavorare con i dati”.

Si aprirà la finestra “Procedure guidate per la distribuzione del testo in colonne”. Lì, tra i formati di dati proposti, è necessario scegliere quelli con separatori. Quindi devi premere Avanti e, dopo aver scelto un delimitatore, Fine.

3. Per aprire automaticamente un documento con Importazione guidata, e non solo in un foglio Excel, l'estensione può essere modificata da .csv a .txt. A Masters è possibile specificare qualsiasi carattere come separatore – come farlo, l'articolo spiegato in precedenza.
4. Usa VBA. Puoi usare, ad esempio, – è adatto per Excel 2000 o 2003. Il codice può essere modificato in modo che sia adatto ad altre versioni.

Le soluzioni presentate sopra sono progettate per singoli documenti, le cui impostazioni differiscono da quelle usuali. Queste sequenze di azioni dovranno essere applicate per ogni file che non si apre correttamente. Se la maggior parte dei documenti non si apre correttamente, forse la soluzione migliore è modificare le impostazioni del computer – questo è discusso nella quinta soluzione.

5. Modifica separatore e punto decimale nelle impostazioni del computer

В Pannello di controllo, chiamato dal pulsante Inizio, Selezionare "Opzioni extra” dalla lista “Standard regionali”. Dopo aver cliccato, apparirà una finestraImpostazione del formato” – in esso puoi selezionare “Elenco separatore” e il separatore della parte intera e frazionaria del numero. Se i file richiedono una virgola come delimitatore, impostare prima il punto come punto decimale. Potrebbe risultare il contrario: è necessario un punto e virgola come carattere separatore. Quindi per le frazioni, puoi lasciare qualsiasi segno, questo non causerà un conflitto.

Quando tutte le impostazioni sono state completate, fare clic su OK su entrambe le due finestre aperte – si chiuderanno e le modifiche verranno salvate. Tieni presente che ora funzionano per tutti i programmi sul computer.

Elimina gli zeri iniziali

Segno. Alcuni dei valori nel documento sorgente sono numeri che iniziano con zeri non separati da un segno di frazione (ad esempio, cifrari e codici con un numero fisso di cifre, accessi e password, letture di contatori e strumenti). In Excel, gli zeri all'inizio di tali numeri scompaiono. Se modifichi il file e poi lo salvi come cartella di lavoro di Excel, non sarà più possibile trovare in questa cartella di lavoro dove si trovavano quei numeri con zeri.

Causare. Excel ha formati separati per testo e numeri. Nei file di testo non esiste tale separazione e pertanto Excel assegna il formato Generale a tutti i valori. Significa che il testo viene visualizzato come testo e i numeri senza caratteri alfabetici vengono visualizzati come un numero che non può iniziare con zero.

Soluzione. Modificare l'estensione in .txt per abilitare l'Importazione guidata all'apertura del documento. Quando arrivi al passaggio 3, cambia il formato delle colonne con numeri che iniziano con zeri in testo.

Alcuni dei valori sembrano date

Segno. Le date visualizzano valori che originariamente sono testo normale o numeri.

Causare. Il formato generale prevede la trasformazione dei valori in date che assomigliano a quelle di Excel. Se il documento CSV contiene un singolo valore come may12, quindi nel foglio Excel verrà visualizzato come data.

Soluzione. Simile a quello del caso precedente. Cambia l'estensione in .txt, in Masters cambia il formato dei valori convertiti in date in testo.

Se, al contrario, vuoi visualizzare il contenuto di una determinata colonna come date, imposta il formato per essa quando. Esistono diversi tipi di formato della data, quindi seleziona quello che ti serve dall'elenco.

Come importare più file CSV in Excel

Excel può aprire più file CSV contemporaneamente.

1. Rassegna Stampa File> Apri e selezionare l'opzione File di testo dall'elenco a discesa sottostante.
2. Per selezionare più file affiancati, selezionare prima il primo, quindi fare clic Shift e fare clic sull'ultimo. Oltre ai file selezionati, verranno selezionati tutti i file intermedi.
3. Clicchi Apri.

Lo svantaggio di questo metodo è che ogni file selezionato verrà aperto separatamente in Excel. Il passaggio da un documento all'altro può aumentare i costi di tempo. Tuttavia, è quindi possibile copiare il contenuto di tutti loro in fogli nella stessa cartella di lavoro.

La spiegazione era lunga, tuttavia, ora potrai aprire qualsiasi file CSV in Excel senza troppe difficoltà. Se qualcosa sembra incomprensibile a prima vista, basta seguire i passaggi indicati e tutto sarà chiaro.