2 modi per cambiare lo sfondo in Excel

In questo articolo imparerai due semplici modi per cambiare lo sfondo delle celle in base al loro contenuto nelle ultime versioni di Excel. Capirai anche quali formule utilizzare per modificare l'ombra di celle o celle in cui le formule sono scritte in modo errato o in cui non ci sono informazioni.

Tutti sanno che la modifica dello sfondo di una semplice cella è una procedura semplice. Fare clic su "colore di sfondo". Ma cosa succede se hai bisogno di una correzione del colore basata su un determinato contenuto della cella? Come posso fare in modo che ciò avvenga automaticamente? Quella che segue è una serie di informazioni utili che ti permetteranno di trovare il modo giusto per portare a termine tutte queste attività.

Cambiamento dinamico del colore dello sfondo della cella

Task: hai una tabella o un insieme di valori e devi modificare il colore di sfondo delle celle in base al numero inserito lì. È inoltre necessario assicurarsi che la tonalità risponda al cambiamento dei valori.

Soluzione: per questa attività, viene fornita la funzione di "formattazione condizionale" di Excel per colorare le celle con numeri maggiori di X, minori di Y o tra X e Y.

Diciamo che hai una serie di prodotti in diversi stati con i loro prezzi e devi sapere quali costano più di $ 3,7. Pertanto, abbiamo deciso di evidenziare in rosso quei prodotti che sono al di sopra di questo valore. E le cellule che hanno un valore simile o maggiore, è stato deciso di colorare in una tinta verde.

Nota: Lo screenshot è stato acquisito nella versione 2010 del programma. Ma questo non influisce su nulla, poiché la sequenza delle azioni è la stessa, indipendentemente dalla versione – l'ultima o meno – utilizzata dalla persona.

Quindi ecco cosa devi fare (passo dopo passo):

1. Seleziona le celle in cui modificare la tonalità. Ad esempio, la gamma $B$2:$H$10 (i nomi delle colonne e la prima colonna, che elenca i nomi degli stati, sono esclusi dal campione).

2. Fare clic su "Home" in gruppo "stile". Ci sarà un oggetto "Formattazione condizionale". Lì devi anche selezionare "Nuova regola". Nella versione inglese di Excel, la sequenza dei passaggi è la seguente: “Home”, “Gruppo Stili”, “Formattazione condizionale > Nuova regola».

3. Nella finestra che si apre, seleziona la casella "Formatta solo le celle che contengono" ("Formatta solo le celle che contengono" nella versione inglese).

4. Nella parte inferiore di questa finestra sotto l'iscrizione "Formatta solo le celle che soddisfano la seguente condizione" (Formatta solo celle con) puoi assegnare regole in base alle quali verrà eseguita la formattazione. Abbiamo scelto il formato per il valore specificato nelle celle, che deve essere maggiore di 3.7, come puoi vedere dallo screenshot: 

5. Quindi, fare clic sul pulsante "Formato". Apparirà una finestra con un'area di selezione del colore di sfondo sulla sinistra. Ma prima, devi aprire la scheda "Riempire" ("Riempire"). In questo caso è rosso. Successivamente, fai clic sul pulsante "OK".

6. Quindi tornerai alla finestra "Nuova regola di formattazione", ma già nella parte inferiore di questa finestra puoi vedere in anteprima come apparirà questa cella. Se tutto va bene, è necessario fare clic sul pulsante "OK".

Di conseguenza, ottieni qualcosa del genere:

Successivamente, dobbiamo aggiungere un'altra condizione, ovvero cambiare lo sfondo delle celle con valori inferiori a 3.45 in verde. Per eseguire questa attività, è necessario fare clic su "Nuova regola di formattazione" e ripeti i passaggi precedenti, solo la condizione deve essere impostata come "minore o equivalente" (nella versione inglese “minore o uguale a”, quindi scrivere il valore. Alla fine, è necessario fare clic sul pulsante “OK”.

Ora la tabella è formattata in questo modo.

Visualizza i prezzi del carburante più alti e più bassi in vari stati e puoi immediatamente determinare dove la situazione è più ottimista (in Texas, ovviamente).

Consigli: Se necessario, puoi utilizzare un metodo di formattazione simile, modificando non lo sfondo, ma il carattere. Per fare ciò, nella finestra di formattazione che è apparsa nella quinta fase, è necessario selezionare la scheda "Font" e segui le istruzioni fornite nella finestra. Tutto è intuitivamente chiaro e anche un principiante può capirlo.

Di conseguenza, otterrai una tabella come questa:

Come mantenere lo stesso colore delle celle anche se il valore cambia?

Task: è necessario colorare lo sfondo in modo che non cambi mai, anche se lo sfondo cambia in futuro.

Soluzione: trova tutte le celle con un numero specifico usando la funzione excel "Trova tutto" "Trova tutto" o componente aggiuntivo "Seleziona celle speciali" ("Seleziona celle speciali"), quindi modificare il formato della cella utilizzando la funzione “Formatta celle” («Formatta celle»).

Questa è una di quelle situazioni rare che non sono trattate nel manuale di Excel e, anche su Internet, la soluzione a questo problema può essere trovata abbastanza raramente. Il che non sorprende, dal momento che questo compito non è standard. Se si desidera modificare lo sfondo in modo permanente in modo che non cambi mai fino a quando non viene regolato manualmente dall'utente del programma, è necessario seguire le istruzioni sopra.

Seleziona tutte le celle che contengono una determinata condizione

Esistono diversi metodi possibili, a seconda del tipo di valore particolare da trovare.

Se devi designare celle con un valore specifico con uno sfondo speciale, devi andare alla scheda "Home" e scegli “Trova e seleziona” – “Trova”.

Immettere i valori richiesti e fare clic su "Trova tutto".

Aiuto: È possibile fare clic sul pulsante "Opzioni" a destra per usufruire di alcune impostazioni aggiuntive: dove cercare, come visualizzare, se rispettare le lettere maiuscole e minuscole, e così via. Puoi anche scrivere caratteri aggiuntivi, come un asterisco (*), per trovare tutte le righe contenenti questi valori. Se usi un punto interrogativo, puoi trovare qualsiasi singolo carattere.

Nel nostro esempio precedente, se volessimo trovare tutte le quotazioni di carburante comprese tra $ 3,7 e $ 3,799, potremmo perfezionare la nostra query di ricerca.

Ora seleziona uno qualsiasi dei valori che il programma ha trovato nella parte inferiore della finestra di dialogo e fai clic su uno di essi. Successivamente, premere la combinazione di tasti "Ctrl-A" per selezionare tutti i risultati. Quindi, fai clic sul pulsante "Chiudi". 

Ecco come selezionare tutte le celle con valori specifici utilizzando la funzione Trova tutto. Nel nostro esempio, dobbiamo trovare tutti i prezzi del carburante superiori a $ 3,7 e sfortunatamente Excel non ti consente di farlo utilizzando la funzione Trova e sostituisci.

Il "barile di miele" viene alla luce qui perché c'è un altro strumento che aiuterà con compiti così complessi. Si chiama Seleziona celle speciali. Questo componente aggiuntivo (che deve essere installato separatamente in Excel) aiuterà:

• trova tutti i valori in un determinato intervallo, ad esempio tra -1 e 45,
• ottenere il valore massimo o minimo in una colonna,
• trova una stringa o un intervallo,
• trova le celle per colore di sfondo e molto altro.

Dopo aver installato il componente aggiuntivo, fai semplicemente clic sul pulsante “Seleziona per valore” ("Seleziona per valore"), quindi perfeziona la query di ricerca nella finestra del componente aggiuntivo. Nel nostro esempio, stiamo cercando numeri maggiori di 3,7. Premere "Scegliere" ("Seleziona"), e in un secondo otterrai un risultato come questo:

Se sei interessato al componente aggiuntivo, puoi scaricare una versione di prova all'indirizzo collegamento.

Modifica dello sfondo delle celle selezionate tramite la finestra "Formatta celle".

Ora, dopo che tutte le celle con un certo valore sono state selezionate utilizzando uno dei metodi sopra descritti, resta da specificare il colore di sfondo per loro.

Per fare ciò, è necessario aprire una finestra “Formato cella”premendo il tasto Ctrl + 1 (puoi anche fare clic con il tasto destro sulle celle selezionate e fare clic con il tasto sinistro sulla voce "formattazione celle") e regolare la formattazione di cui hai bisogno.

Sceglieremo una tonalità arancione, ma tu puoi sceglierne un'altra.

Se devi modificare il colore di sfondo senza modificare altri parametri di aspetto, puoi semplicemente fare clic su “riempimento colore” e scegli il colore che fa per te.

Il risultato è una tabella come questa:

A differenza della tecnica precedente, qui il colore della cella non cambierà anche se il valore viene modificato. Questo può essere utilizzato, ad esempio, per monitorare la dinamica delle merci in un determinato gruppo di prezzi. Il loro valore è cambiato, ma il colore è rimasto lo stesso.

Modifica del colore di sfondo per celle speciali (vuote o con errori durante la scrittura di una formula)

Simile all'esempio precedente, l'utente ha la possibilità di modificare il colore di sfondo di celle speciali in due modi. Ci sono opzioni statiche e dinamiche.

Applicazione di una formula per modificare uno sfondo

Qui il colore della cella verrà modificato automaticamente in base al suo valore. Questo metodo aiuta molto gli utenti ed è richiesto nel 99% delle situazioni.

Ad esempio, puoi utilizzare la tabella precedente, ma ora alcune celle saranno vuote. Dobbiamo determinare quali non contengono letture e modificare il colore di sfondo.

1. Sulla scheda "Home" è necessario fare clic su "Formattazione condizionale" ->  "Nuova regola" (come nel passaggio 2 della prima sezione "Cambia dinamicamente il colore di sfondo".

2. Successivamente, è necessario selezionare l'elemento "Usa una formula per determinare...".

3. Immettere la formula =È vuoto() (ISBLANK in the version), if you want to edit the background of an empty cell, or =ÈErrore() (ISERROR in the version), if you need to find a cell where there is an erroneously written formula. Since in this case we need to edit empty cells, we enter the formula =È vuoto(), quindi posizionare il cursore tra parentesi e fare clic sul pulsante accanto al campo di immissione della formula. Dopo queste manipolazioni, è necessario selezionare manualmente un intervallo di celle. Inoltre, puoi specificare tu stesso l'intervallo, ad esempio =È vuoto(B2:H12).

4. Fare clic sul pulsante “Formatta” e selezionare il colore di sfondo appropriato ed eseguire tutto come descritto nel paragrafo 5 della sezione “Cambiamento dinamico del colore di sfondo della cella”, quindi fare clic su “OK”. Lì puoi anche vedere quale sarà il colore della cella. La finestra sarà simile a questa.

5. Se ti piace lo sfondo della cella, devi fare clic sul pulsante "OK" e le modifiche verranno immediatamente apportate alla tabella.

Modifica statica del colore di sfondo di celle speciali

In questa situazione, una volta assegnato, il colore di sfondo continuerà a rimanere tale, indipendentemente da come cambia la cella.

Se è necessario modificare in modo permanente celle speciali (vuote o contenenti errori), seguire queste istruzioni:

1. Seleziona il tuo documento o più celle e premi F5 per aprire la finestra Vai a, quindi premi il pulsante "Evidenziare".
2. In the dialog box that opens, select the “Blanks” or “Empty cells” button (depending on the version of the program – or English) to select empty cells.
3. Se è necessario evidenziare le celle che contengono formule con errori, è necessario selezionare l'elemento "Formule" e lascia una sola casella di spunta accanto alla parola "Errori". Come segue dallo screenshot sopra, le celle possono essere selezionate in base a qualsiasi parametro e ciascuna delle impostazioni descritte è disponibile se necessario.
4. Infine, è necessario modificare il colore di sfondo delle celle selezionate o personalizzarle in altro modo. Per fare ciò, utilizzare il metodo sopra descritto.

Ricorda solo che le modifiche alla formattazione apportate in questo modo persisteranno anche se riempi gli spazi vuoti o modifichi il tipo di cella speciale. Certo, è improbabile che qualcuno voglia utilizzare questo metodo, ma in pratica può succedere di tutto.

Come ottenere il massimo da Excel?

Come utenti pesanti di Microsoft Excel, dovresti sapere che contiene molte funzionalità. Alcuni di loro li conosciamo e amiamo, mentre altri rimangono misteriosi per l'utente medio e un gran numero di blogger sta cercando di fare almeno un po' di luce su di loro. Ma ci sono attività comuni che ognuno di noi dovrà svolgere ed Excel non introduce alcune funzionalità o strumenti per automatizzare alcune azioni complesse.

E la soluzione a questo problema sono i componenti aggiuntivi (componenti aggiuntivi). Alcuni di loro sono distribuiti gratuitamente, altri – per denaro. Esistono molti strumenti simili che possono svolgere funzioni diverse. Ad esempio, trova duplicati in due file senza formule o macro criptiche.

Se combini questi strumenti con le funzionalità principali di Excel, puoi ottenere ottimi risultati. Ad esempio, puoi scoprire quali prezzi del carburante sono cambiati e quindi trovare duplicati nel file dell'ultimo anno.

Vediamo che la formattazione condizionale è uno strumento utile che consente di automatizzare il lavoro sulle tabelle senza competenze specifiche. Ora sai come riempire le celle in diversi modi, in base al loro contenuto. Ora non resta che metterlo in pratica. Buona fortuna!