Confrontando 2 file in Excel per le differenze

Ogni utente può incontrare una situazione in cui è necessario confrontare due tabelle. Bene, come ultima risorsa, tutti devono confrontare due colonne. Sì, certo, lavorare con i file Excel è molto comodo e comodo. Siamo spiacenti, questo non è un confronto. Naturalmente, l'ordinamento visivo di una piccola tabella è possibile, ma quando il numero di celle raggiunge le migliaia, è necessario utilizzare strumenti analitici aggiuntivi.

Purtroppo non è stata ancora aperta una bacchetta magica che ti permetta di confrontare automaticamente tutte le informazioni tra loro in un clic. Pertanto, devi lavorare, ovvero raccogliere dati, specificare le formule necessarie ed eseguire altre azioni che ti consentano di automatizzare almeno un po' i confronti.

Ci sono molte di queste azioni. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.

Qual è lo scopo del confronto dei file Excel?

Ci possono essere un numero enorme di motivi per cui vengono confrontati diversi file Excel. Prima o poi, ogni utente deve affrontare una tale esigenza e non ha tali domande. Ad esempio, potresti voler confrontare i dati di due report per trimestri diversi per vedere se i dati finanziari sono aumentati o diminuiti.

Oppure, in alternativa, l'insegnante deve vedere quali studenti sono stati espulsi dall'università confrontando la composizione del gruppo studentesco dell'anno scorso e di quest'anno.

Ci può essere un numero enorme di tali situazioni. Ma passiamo alla pratica, perché l'argomento è piuttosto complesso.

Tutti i modi per confrontare 2 tabelle in Excel

Sebbene l'argomento sia complesso, è facile. Sì, non essere sorpreso. È complesso perché è composto da molte parti. Ma queste parti stesse sono facili da capire ed eseguire. Diamo un'occhiata a come confrontare due fogli di calcolo Excel, direttamente in pratica.

Formula di uguaglianza e test del falso vero

Iniziamo, ovviamente, con il metodo più semplice. Questo metodo di confronto dei documenti è possibile e all'interno di un intervallo abbastanza ampio. Puoi confrontare non solo i valori di testo, ma anche quelli numerici. E facciamo un piccolo esempio. Supponiamo di avere due intervalli con celle in formato numerico. Per fare ciò, scrivi semplicemente la formula di uguaglianza =C2=E2. Se risulta che sono uguali, nella cella verrà scritto "TRUE". Se differiscono, allora FALSO. Successivamente, è necessario trasferire questa formula sull'intero intervallo utilizzando l'indicatore di completamento automatico.

Ora la differenza è visibile ad occhio nudo.

Evidenziando valori distinti

Puoi anche evidenziare valori diversi l'uno dall'altro con un colore speciale. Anche questo è un compito piuttosto semplice. Se è sufficiente per te trovare differenze tra due intervalli di valori o intere tabelle, devi andare alla scheda "Home" e selezionare la voce "Trova ed evidenzia" lì. Prima di fare clic su di esso, assicurati di evidenziare l'insieme di celle che memorizzano le informazioni per il confronto. 

Nel menu visualizzato, fai clic sul menu "Seleziona un gruppo di celle...". Successivamente, si aprirà una finestra in cui è necessario selezionare le differenze per linee come criterio.

Confronto di 2 tabelle utilizzando la formattazione condizionale

La formattazione condizionale è un metodo molto comodo e, soprattutto, funzionale che consente di scegliere un colore che evidenzierà un valore diverso o uguale. Puoi trovare questa opzione nella scheda Home. Lì puoi trovare un pulsante con il nome appropriato e nell'elenco che appare, seleziona "Gestisci regole". Apparirà un gestore di regole, in cui dobbiamo selezionare il menu "Crea regola".

Successivamente, dall'elenco dei criteri, dobbiamo selezionare quello in cui si dice che dobbiamo utilizzare una formula per determinare le celle che verranno formattate in un modo speciale. Nella descrizione della regola è necessario specificare una formula. Nel nostro caso, questo è =$C2<>$E2, dopodiché confermiamo le nostre azioni premendo il pulsante "Formato". Successivamente, impostiamo l'aspetto della cella e vediamo se ci piace attraverso una speciale mini-finestra con un campione. 

Se tutto va bene, fai clic sul pulsante "OK" e conferma le azioni.

In Gestione regole di formattazione condizionale, l'utente può trovare tutte le regole di formattazione in vigore in questo documento. 

COUNTIF funzione + regole di confronto delle tabelle

Tutti i metodi che abbiamo descritto in precedenza sono convenienti per quei formati il ​​cui formato è lo stesso. Se le tabelle non sono state ordinate in precedenza, il metodo migliore consiste nel confrontare due tabelle utilizzando la funzione COUNTIF e regole. 

Immaginiamo di avere due intervalli con informazioni leggermente diverse. Ci troviamo di fronte al compito di confrontarli e capire quale valore è diverso. Per prima cosa devi selezionarlo nel primo intervallo e andare alla scheda "Home". Lì troviamo l'elemento precedentemente familiare "Formattazione condizionale". Creiamo una regola e impostiamo la regola per utilizzare una formula. 

In questo esempio, la formula è quella mostrata in questa schermata.

Successivamente, impostiamo il formato come descritto sopra. Questa funzione analizza il valore contenuto nella cella C1 ed esamina l'intervallo specificato nella formula. Corrisponde alla seconda colonna. Dobbiamo prendere questa regola e copiarla sull'intero intervallo. Evviva, tutte le celle con valori non ripetuti vengono evidenziate.

Funzione VLOOKUP per confrontare 2 tabelle

In questo metodo considereremo la funzione VPR, che controlla se ci sono corrispondenze in due tabelle. Per fare ciò, è necessario inserire la formula mostrata nell'immagine sottostante e trasferirla sull'intero intervallo utilizzato per il confronto.

Questa funzione esegue un'iterazione su ciascun valore e verifica se sono presenti duplicati dalla prima colonna alla seconda. Bene, dopo aver eseguito tutte le operazioni, questo valore viene scritto nella cella. Se non è presente, otteniamo l'errore #N/D, che è abbastanza per capire automaticamente quale valore non corrisponderà.

Funzione IF

Funzione logica SE - questo è un altro buon modo per confrontare due intervalli. La caratteristica principale di questo metodo è che puoi utilizzare solo la parte dell'array che viene confrontata e non l'intera tabella. Ciò consente di risparmiare risorse sia per il computer che per l'utente.

Facciamo un piccolo esempio. Abbiamo due colonne: A e B. Abbiamo bisogno di confrontare alcune delle informazioni in esse contenute tra loro. Per fare ciò, dobbiamo preparare un'altra colonna di servizio C, in cui è scritta la seguente formula.

Utilizzo di una formula che utilizza funzioni IF, IFERROR и PIÙ ESPOSTO puoi scorrere tutti gli elementi desiderati della colonna A, quindi nella colonna B. Se è stato trovato nelle colonne B e A, viene restituito alla cella corrispondente.

Macro VBA

Una macro è il metodo più complesso, ma anche più avanzato per confrontare due tabelle. alcune opzioni di confronto generalmente non sono possibili senza gli script VBA. Ti permettono di automatizzare il processo e risparmiare tempo. Tutte le operazioni necessarie per la preparazione dei dati, se programmate una volta, continueranno ad essere eseguite.

In base al problema da risolvere, puoi scrivere qualsiasi programma che confronti i dati senza alcun intervento da parte dell'utente.

Come confrontare i file in Excel

Se l'utente si è prefissato il compito (o meglio, o gli è stato assegnato uno) per confrontare due file, allora questo può essere fatto con due metodi contemporaneamente. Il primo sta usando una funzione specializzata. Per implementare questo metodo, segui le istruzioni:

1. Apri i file che desideri confrontare.
2. Apri la scheda “Visualizza” – “Finestra” – “Visualizza fianco a fianco”.

Successivamente, due file verranno aperti in un documento Excel.

Lo stesso può essere fatto con i comuni strumenti di Windows. Per prima cosa devi aprire due file in finestre diverse. Dopodiché, prendi una finestra e trascinala sul lato sinistro dello schermo. Successivamente, apri una seconda finestra e trascinala sul lato destro. Dopodiché, le due finestre saranno affiancate. 

Formattazione condizionale per confrontare 2 file excel

Molto spesso confrontare documenti significa mostrarli uno accanto all'altro. Ma in alcuni casi, è possibile automatizzare questo processo utilizzando la formattazione condizionale. Con esso, puoi verificare se ci sono differenze tra i fogli. Ciò consente di risparmiare tempo che può essere utilizzato per altri scopi.

Innanzitutto, dobbiamo trasferire i fogli confrontati in un documento. 

Per fare ciò, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sul foglio appropriato, quindi fare clic sul pulsante "Sposta o copia" nel menu a comparsa. Successivamente, apparirà una finestra di dialogo in cui l'utente potrà selezionare il documento in cui inserire questo foglio.

Successivamente, è necessario selezionare tutte le celle desiderate per visualizzare tutte le differenze. Il modo più semplice per farlo è fare clic sulla cella in alto a sinistra, quindi premere la combinazione di tasti Ctrl + Maiusc + Fine.

Successivamente, vai alla finestra di formattazione condizionale e crea una nuova regola. Come criterio, utilizziamo una formula adatta in un caso particolare, quindi impostiamo il formato.

Attenzione: gli indirizzi delle celle devono essere indicati quelli che si trovano su un altro foglio. Questo può essere fatto attraverso il menu di immissione della formula.

Confronto dei dati in Excel su fogli diversi

Supponiamo di avere un elenco di dipendenti che elenca anche i loro stipendi. Questo elenco viene aggiornato ogni mese. Questo elenco viene copiato in un nuovo foglio.

Supponiamo di dover confrontare gli stipendi. In questo caso è possibile utilizzare come dati tabelle di fogli diversi. Useremo la formattazione condizionale per evidenziare le differenze. Tutto è semplice.

Con la formattazione condizionale, puoi effettuare confronti efficaci anche se i nomi dei dipendenti sono in un ordine diverso.

Come confrontare 2 fogli in un foglio di calcolo excel

Il confronto delle informazioni che si trovano su due fogli viene effettuato utilizzando la funzione PIÙ ESPOSTO. Come primo parametro, c'è una coppia di valori che devi cercare sul foglio che è responsabile per il mese successivo. In poche parole, marzo. Possiamo designare l'intervallo visualizzato come una raccolta di celle che fanno parte degli intervalli denominati, combinati a coppie.

Quindi puoi confrontare le stringhe in base a due criteri: cognome e stipendio. Bene, o qualsiasi altro, definito dall'utente. Per tutte le corrispondenze che potrebbero essere trovate, nella cella in cui è stata inserita la formula viene scritto un numero. Per Excel, questo valore sarà sempre vero. Pertanto, affinché la formattazione venga applicata a quelle celle che erano diverse, è necessario sostituire questo valore con GIACENTE, utilizzando la funzione =NON().

Strumento di confronto fogli di calcolo

Excel ha uno strumento speciale che ti consente di confrontare fogli di calcolo ed evidenziare automaticamente le modifiche. 

È importante notare che questo strumento è disponibile solo per gli utenti che hanno acquistato le suite per ufficio Professional Plus.

Puoi aprirlo direttamente dalla scheda “Home” selezionando la voce “Confronta file”.

Successivamente, apparirà una finestra di dialogo in cui è necessario selezionare la seconda versione del libro. Puoi anche inserire l'indirizzo Internet in cui si trova questo libro.

Dopo aver selezionato due versioni del documento, dobbiamo confermare le nostre azioni con il tasto OK.

In alcuni casi, potrebbe essere generato un errore. Se viene visualizzato, potrebbe indicare che il file è protetto da password. Dopo aver fatto clic su OK, ti verrà chiesto di inserirlo. 

Lo strumento di confronto si presenta come due fogli di calcolo Excel uno accanto all'altro all'interno della stessa finestra. A seconda che le informazioni siano state aggiunte, rimosse o sia stata modificata la formula (così come altri tipi di azioni), le modifiche vengono evidenziate con colori diversi. 

Come interpretare i risultati del confronto

È molto semplice: diversi tipi di differenze sono indicati da colori diversi. La formattazione può estendersi sia al riempimento della cella che al testo stesso. Quindi, se i dati sono stati inseriti nella cella, il riempimento è verde. Se qualcosa diventa poco chiaro, il servizio stesso ha simboli che mostrano quale tipo di modifica è evidenziata in quale colore.