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Excel è considerato da molti un foglio di calcolo. Pertanto, la domanda su come creare e lavorare con i tavoli può sembrare strana a prima vista. Ma poche persone sanno qual è la principale differenza tra Excel e fogli di calcolo. Inoltre, questo componente del pacchetto Microsoft Office non è sempre l'interazione con i fogli di calcolo. Inoltre, il compito principale di Excel è l'elaborazione di informazioni che possono essere presentate in diverse forme. Anche in forma tabellare.
Oppure può verificarsi una situazione in cui è necessario selezionare un intervallo separato per la tabella e formattarlo di conseguenza. In generale, ci sono un numero enorme di possibilità per l'utilizzo delle tabelle, quindi esaminiamole in modo più dettagliato.
Il concetto di tavoli intelligenti
C'è ancora una differenza tra un foglio Excel e un foglio di calcolo intelligente. Il primo è semplicemente un'area contenente un certo numero di celle. Alcuni di essi possono essere pieni di determinate informazioni, mentre altri sono vuoti. Ma non c'è alcuna differenza fondamentale tra loro da un punto di vista tecnico.
Ma un foglio di calcolo Excel è un concetto fondamentalmente diverso. Non è limitato a una serie di dati, ha le sue proprietà, un nome, una certa struttura e un numero enorme di vantaggi.
Pertanto, è possibile selezionare un nome separato per la tabella Excel: "Smart Table" o Smart Table.
Crea una tabella intelligente
Supponiamo di aver creato un intervallo di dati con informazioni sulle vendite.
Non è ancora un tavolo. Per trasformare un intervallo in esso, devi selezionarlo e trovare la scheda "Inserisci" e lì trovare il pulsante "Tabella" nel blocco con lo stesso nome.
Apparirà una piccola finestra. In esso, puoi regolare l'insieme di celle che vuoi trasformare in una tabella. Inoltre, è necessario specificare che la prima riga contiene le intestazioni di colonna. Puoi anche usare la scorciatoia da tastiera Ctrl + T per visualizzare la stessa finestra di dialogo.
In linea di principio, nella maggior parte dei casi non è necessario modificare nulla. Dopo che l'azione è stata confermata premendo il pulsante "OK", l'intervallo precedentemente selezionato diventerà immediatamente una tabella.
Prima di impostare direttamente le sue proprietà, è necessario capire come il programma stesso vede la tabella. Dopodiché, molte cose diventeranno chiare.
Comprensione della struttura della tabella di Excel
Tutte le tabelle hanno un nome specifico visualizzato in una speciale scheda Progettazione. Viene mostrato subito dopo la selezione di qualsiasi cella. Per impostazione predefinita, il nome assume la forma “Tabella 1” o “Tabella 2”, e rispettivamente.
Se è necessario avere più tabelle in un documento, si consiglia di assegnare loro tali nomi in modo che in seguito sia possibile capire quali informazioni sono contenute e dove. In futuro, sarà molto più facile interagire con loro, sia per te che per le persone che visualizzano il tuo documento.
Inoltre, le tabelle denominate possono essere usate in Power Query o in una serie di altri componenti aggiuntivi.
Chiamiamo il nostro tavolo “Report”. Il nome può essere visualizzato in una finestra chiamata name manager. Per aprirlo, devi seguire il seguente percorso: Formule – Nomi Definiti – Gestore nomi.
È anche possibile inserire manualmente la formula, dove puoi vedere anche il nome della tabella.
Ma la cosa più divertente è che Excel è in grado di vedere contemporaneamente la tabella in più sezioni: nella sua interezza, oltre che nelle singole colonne, intestazioni, totali. Quindi i collegamenti saranno simili a questo.
In generale, tali costruzioni sono fornite solo allo scopo di un orientamento più accurato. Ma non è necessario memorizzarli. Vengono visualizzati automaticamente nei suggerimenti che appaiono dopo aver selezionato Tabella e come verranno aperte le parentesi quadre. Per inserirli, devi prima abilitare il layout in inglese.
L'opzione desiderata può essere trovata usando il tasto Tab. Non dimenticare di chiudere tutte le parentesi che sono nella formula. I quadrati non fanno eccezione qui.
Se vuoi sommare il contenuto dell'intera colonna con le vendite, devi scrivere la seguente formula:
= SOMMA (D2: D8)
Dopodiché, si trasformerà automaticamente in =SOMMA(Rapporto[Vendite]). In parole semplici, il collegamento porterà a una colonna specifica. Comodo, d'accordo?
Pertanto, qualsiasi grafico, formula, intervallo in cui verrà utilizzata una tabella intelligente per ricavarne dati, utilizzerà automaticamente le informazioni aggiornate.
Ora parliamo più in dettaglio di quali tabelle possono avere proprietà.
Tabelle Excel: Proprietà
Ogni tabella creata può avere più intestazioni di colonna. La prima riga dell'intervallo funge quindi da origine dati.
Inoltre, se la dimensione della tabella è troppo grande, scorrendo verso il basso, al posto delle lettere che indicano le colonne corrispondenti, vengono visualizzati i nomi delle colonne. Questo sarà di gradimento dell'utente, poiché non sarà necessario riparare le aree manualmente.
Include anche un filtro automatico. Ma se non ti serve, puoi sempre disattivarlo nelle impostazioni.
Inoltre, tutti i valori che vengono scritti immediatamente sotto l'ultima cella della colonna della tabella sono allegati ad essa stessi. Pertanto, possono essere trovati direttamente in qualsiasi oggetto che utilizza i dati della prima colonna della tabella nel suo lavoro.
Allo stesso tempo, le nuove celle vengono formattate per la progettazione della tabella e tutte le formule specifiche di questa colonna vengono automaticamente scritte in esse. In parole semplici, per aumentare le dimensioni della tabella ed espanderla, basta inserire i dati corretti. Tutto il resto verrà aggiunto dal programma. Lo stesso vale per le nuove colonne.
Se una formula viene immessa in almeno una cella, si estende automaticamente all'intera colonna. Cioè, non è necessario compilare manualmente le celle, tutto avverrà automaticamente, come mostrato in questo screenshot animato.
Tutte queste caratteristiche sono buone. Ma puoi personalizzare tu stesso il tavolo ed espandere le sue funzionalità.
Impostazione della tabella
Per prima cosa devi aprire la scheda "Designer", dove si trovano i parametri della tabella. Puoi personalizzarli aggiungendo o deselezionando caselle di controllo specifiche che si trovano nel gruppo "Opzioni stile tabella".
Sono previste le seguenti opzioni:
- Aggiungi o rimuovi una riga di intestazione.
- Aggiungi o rimuovi una riga con i totali.
- Fai alternare le linee.
- Evidenzia le colonne estreme in grassetto.
- Abilita o disabilita i riempimenti di linea a strisce.
- Disabilita il filtro automatico.
Puoi anche impostare un formato diverso. Questo può essere fatto usando le opzioni che si trovano nel gruppo Stili tabella. Inizialmente il formato è diverso da quello sopra, ma in tal caso puoi sempre personalizzare l'aspetto che desideri.
Puoi anche trovare il gruppo "Strumenti", dove puoi creare una tabella pivot, eliminare copie e convertire la tabella in un intervallo standard.
Ma la caratteristica più divertente è la creazione di fette.
Una sezione è un tipo di filtro visualizzato in un elemento grafico separato. Per inserirlo è necessario fare clic sull'omonimo pulsante "Inserisci affettatrice", quindi selezionare le colonne che si desidera lasciare.
Ecco fatto, ora appare un pannello, che elenca tutti i valori univoci contenuti nelle celle di questa colonna.
Per filtrare la tabella, devi selezionare la categoria che è più interessante al momento.
È possibile selezionare più categorie utilizzando un'affettatrice. Per fare ciò, è necessario premere il tasto Ctrl o fare clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra a sinistra della rimozione del filtro prima di iniziare la selezione.
Per impostare i parametri direttamente sulla barra multifunzione, è possibile utilizzare la scheda con lo stesso nome. Con il suo aiuto, è possibile modificare varie proprietà della fetta: aspetto, dimensione del pulsante, quantità e così via.
Limitazioni chiave delle tabelle intelligenti
Nonostante il fatto che i fogli di calcolo Excel abbiano molti vantaggi, l'utente dovrà comunque sopportare alcuni svantaggi:
- Le visualizzazioni non funzionano. In parole semplici, non c'è modo di ricordare determinati parametri del foglio.
- Non puoi condividere il libro con un'altra persona.
- Non è possibile inserire subtotali.
- Non è possibile utilizzare formule di matrice.
- Non c'è modo di unire le celle. Ma non è consigliabile farlo.
Tuttavia, ci sono molti più vantaggi che svantaggi, quindi questi svantaggi non saranno molto evidenti.
Esempi di tabelle intelligenti
Ora è il momento di parlare delle situazioni in cui sono necessari fogli di calcolo Excel intelligenti e quali azioni possono essere intraprese che non sono possibili con l'intervallo standard.
Supponiamo di avere una tabella che mostri gli incassi derivanti dall'acquisto di magliette. La prima colonna contiene i nomi dei membri del gruppo e, nelle altre, quante magliette sono state vendute e che taglia sono. Usiamo questa tabella come esempio per vedere quali possibili azioni possono essere intraprese, che sono impossibili nel caso di un intervallo regolare.
Riassumendo con la funzionalità di Excel
Nello screenshot qui sopra, puoi vedere la nostra tabella. Per prima cosa riassumiamo singolarmente tutte le taglie delle magliette. Se utilizzi un intervallo di dati per raggiungere questo obiettivo, dovrai inserire manualmente tutte le formule. Se crei una tabella, questo oneroso onere non esisterà più. È sufficiente includere un solo elemento, dopodiché la riga con i totali verrà generata da sola.
Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi luogo. Viene visualizzato un menu a comparsa con una voce "Tabella". Ha un'opzione "riga totale", che devi abilitare. Può anche essere aggiunto tramite il costruttore.
Inoltre, nella parte inferiore della tabella viene visualizzata una riga con i totali. Se apri il menu a discesa, puoi vedere le seguenti impostazioni lì:
- Media.
- Quantità.
- Massimo.
- deviazione dell'offset.
E altro ancora. Per accedere a funzioni non comprese nell'elenco sopra è necessario cliccare sulla voce “Altre funzioni”. Qui è conveniente che l'intervallo venga determinato automaticamente. Abbiamo scelto la funzione SUM, perché nel nostro caso dobbiamo sapere quante magliette sono state vendute in totale.
Inserimento automatico di formule
Excel è un programma davvero intelligente. L'utente potrebbe non sapere nemmeno che sta cercando di prevedere le sue prossime azioni. Abbiamo aggiunto una colonna alla fine della tabella per analizzare i risultati delle vendite per ciascuno degli acquirenti. Dopo aver inserito la formula nella prima riga, viene immediatamente copiata in tutte le altre celle, quindi l'intera colonna viene riempita con i valori di cui abbiamo bisogno. Comodo?
funzione di ordinamento
Molte persone usano il menu contestuale per usare questa o quella funzione. Ci sono quasi tutte le azioni che nella maggior parte dei casi devono essere eseguite. Se utilizzi le tabelle intelligenti, la funzionalità si espande ancora di più.
Ad esempio, dobbiamo verificare chi ha già trasferito il pagamento anticipato. Per fare ciò, è necessario ordinare i dati in base alla prima colonna. Formattiamo il testo in modo tale che sia possibile capire chi ha già effettuato un pagamento, chi no, e chi non ha fornito i documenti necessari per questo. Il primo sarà contrassegnato in verde, il secondo in rosso e il terzo in blu. E supponiamo di trovarci di fronte al compito di raggrupparli insieme.
Inoltre, Excel può fare tutto per te.
Per prima cosa devi cliccare sul menu a tendina che si trova vicino all'intestazione della colonna “Nome” e cliccare sulla voce “Ordina per colore” e selezionare il colore del carattere rosso.
Tutto, ora le informazioni su chi ha effettuato il pagamento sono presentate chiaramente.
Filtrazione
È anche possibile personalizzare la visualizzazione e l'occultamento di alcune informazioni della tabella. Ad esempio, se vuoi visualizzare solo le persone che non hanno pagato, puoi filtrare i dati in base a questo colore. È anche possibile filtrare in base ad altri parametri.
Conclusioni
Pertanto, i fogli di calcolo intelligenti in Excel serviranno da ottimi aiutanti per risolvere tutti i problemi che devi solo affrontare.