Come condividere un file excel contemporaneamente

Nel processo di lavoro su un documento Excel, diventa spesso necessario che più persone si colleghino ad esso contemporaneamente. E molto spesso il loro numero può essere calcolato in diverse dozzine. Pertanto, il problema della collaborazione non si limita al solo collegamento delle persone, poiché spesso possono apportare modifiche contrastanti che devono imparare a modificare in modo rapido ed efficace.

Chi può farlo? Una persona che ha lo stato di un utente principale. In una parola, cosa bisogna fare per rendere il lavoro congiunto con un documento non solo possibile, ma anche efficace?

Funzionalità di lavoro con un file Excel condiviso

Lavorare con un file condiviso in Excel ha le sue caratteristiche. Pertanto, alcune azioni non sono disponibili per gli utenti:

1. Creazione di tabelle.
2. Gestione degli scenari, inclusa la loro visualizzazione.
3. Rimozione fogli.
4. Gli utenti non hanno la possibilità di unire più celle o, al contrario, dividere quelle precedentemente unite. 
5. Qualsiasi operazione con dati XML.

Come si possono aggirare queste restrizioni? Devi solo rimuovere l'accesso generale e quindi restituirlo quando se ne presenta la necessità.

Ecco un altro foglio di lavoro con alcune attività che potrebbero essere possibili o meno se lavori con più persone sullo stesso foglio di lavoro.

Come condividere un file Excel

Per prima cosa devi capire quale file deve essere reso disponibile per la modifica da più persone contemporaneamente. Può essere un nuovo file o uno esistente. 

Impostazioni profilo

Tutto ciò che devi fare per condividere un file in Excel è nella sezione Condivisione libri, che puoi trovare andando alla scheda Revisione.

Apparirà una finestra con due schede. A noi interessa il primo, che si apre automaticamente. Dobbiamo selezionare la casella accanto all'elemento contrassegnato nello screenshot con un rettangolo rosso. Con esso, consentiamo a più utenti di gestire un documento.

Dopo aver aperto l'accesso per la modifica, è necessario configurarlo. Per fare ciò, apri la seconda scheda.

Dopo aver inserito i parametri, confermiamo le nostre azioni. Per fare ciò, fare clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante "OK". La condivisione può essere aperta a qualsiasi libro, sia nuovo che esistente. Nel primo caso, dovrai trovare un nome per lei. 

Successivamente, è necessario salvare il file sul computer.

Importante! Il formato dovrebbe essere tale che il file possa essere aperto da ciascun utente con la propria versione dei fogli di calcolo.

Apertura di un file condiviso

È necessario salvare il file in una condivisione di rete o in una cartella che abbia accesso ai partecipanti che desiderano utilizzare il file. Dopo aver selezionato la directory, dobbiamo solo fare clic sul pulsante "Salva".

Tuttavia, non è consentito utilizzare un server Web per salvare il file condiviso. 

Dopo aver eseguito tutte le operazioni sopra descritte, è necessario verificare se è possibile collegare altre persone. Per fare ciò, apri la scheda "Dati" e trova la voce "Connessioni" direttamente sotto di essa. Se fai clic su di esso, sarai in grado di modificare collegamenti o collegamenti. Se non esiste un pulsante corrispondente, non ci sono file associati.

Successivamente, si apre la scheda "Stato", con l'aiuto della quale è possibile verificare le connessioni. Il fatto che tutto vada bene lo si riconosce dalla presenza del pulsante “OK”.

Come aprire una cartella di lavoro condivisa di Excel

Excel consente inoltre di aprire una cartella di lavoro condivisa. Per fare ciò, è necessario fare clic sul pulsante Office. Quando viene visualizzato il pannello pop-up, dobbiamo selezionare la voce "Apri" e selezionare il libro che verrà utilizzato per la condivisione. Successivamente, fai nuovamente clic sul pulsante Office e apri la finestra "Opzioni di Excel", che si trova in basso.

Sul lato sinistro della finestra che appare, potrai selezionare una categoria di impostazioni, ma a noi interessa la primissima, che contiene i parametri più generali.

Successivamente, vai alla voce "Impostazioni personali", dove devi specificare i dati che ti consentono di filtrare gli utenti: nome utente, nickname.

Dopo aver eseguito queste operazioni, diventa possibile modificare le informazioni nel documento o aggiungere alcuni dati. Non dimenticare di salvare le modifiche dopo averle apportate.

Questo a volte può causare problemi durante il salvataggio. Ad esempio, la condivisione è disponibile solo per la prima apertura e quando si tenta di aprire il documento una seconda volta, il programma genera un errore. Ciò può accadere per i seguenti motivi:

1. Se più partecipanti inseriscono i dati contemporaneamente nella stessa cella. O qualsiasi altra parte.
2. Generazione di un log delle modifiche che fa aumentare le dimensioni della cartella di lavoro. Questo porta a problemi.
3. L'utente è stato rimosso dalla condivisione. In questo caso, il salvataggio delle modifiche non funzionerà solo sul suo computer. 
4. La risorsa di rete è sovraccarica.

Per risolvere il problema, è necessario eseguire i seguenti passaggi:

1. Elimina il registro delle modifiche o cancella le informazioni ridondanti da esso. 
2. Rimuovere le informazioni ridondanti all'interno del documento stesso.
3. Riavvia la condivisione. 
4. Apri un documento Excel in un altro editor di Office, quindi salvalo di nuovo in formato xls.

È vero, nelle versioni recenti questo errore non si verifica così spesso come nelle versioni precedenti.

Come visualizzare l'attività dei membri

Nel corso del lavoro congiunto, è necessario monitorare costantemente in modo che uno dei partecipanti non rovini qualcosa. Pertanto, è necessario imparare a capire quali azioni sono state commesse da uno di loro. Per fare ciò, è necessario eseguire i seguenti passaggi.

1. Vai alla scheda "Revisione" e trova la voce "Correzioni". Nel menu, seleziona la voce "Seleziona correzioni".
   

   

2. Successivamente, apparirà una finestra in cui puoi scoprire quali modifiche sono state apportate dagli utenti. Questo elenco viene generato automaticamente. Puoi verificare che sia effettivamente così osservando la casella di controllo accanto all'elemento corrispondente in questa finestra di dialogo.
   

   

    In questo caso, nell'elenco in alto a sinistra verranno visualizzate solo le modifiche apportate dall'ultimo salvataggio. Questo viene fatto per comodità, puoi sempre vedere le modifiche precedenti nel diario.

3. Ad ogni partecipante viene assegnato un colore specifico, grazie al quale è possibile capire chi ha apportato le modifiche. Le etichette sono nell'angolo in alto a sinistra. Puoi anche impostare il monitoraggio delle modifiche in base all'ora, a un utente specifico o in un intervallo specifico, nonché disabilitarne la visualizzazione.
   

   

4. Quando passi il mouse su una cella che ha un tale segno, appare un piccolo blocco da cui puoi capire chi ha apportato le modifiche.
   

   

5. Per apportare modifiche alle regole per la visualizzazione delle correzioni, è necessario tornare alla finestra delle impostazioni, quindi trovare il campo "In base all'ora", in cui è possibile impostare un punto di partenza per la visualizzazione delle modifiche. Cioè, l'ora da cui verranno visualizzate le correzioni. È possibile impostare il periodo dall'ultimo salvataggio, impostare la visualizzazione di tutte le modifiche per sempre, esclusivamente non visualizzate, oppure specificare la data a partire dalla quale verranno visualizzate.
   

   

6. Puoi anche controllare la visualizzazione delle correzioni apportate solo da un membro specifico.
   

   

7. Utilizzando il campo corrispondente, è possibile impostare l'intervallo del foglio in cui verranno registrate le azioni del comando.

Puoi anche apportare altre modifiche selezionando le caselle di controllo appropriate nei posti giusti.

L'elenco delle modifiche non è un peso morto. L'utente principale può rivedere le modifiche degli altri partecipanti, confermandole o rifiutandole. Come farlo?

1. Vai alla scheda "Revisione". C'è un menu "Correzioni" in cui l'utente può gestire le correzioni. Nel pannello a comparsa, è necessario selezionare l'opzione "Accetta / rifiuta le correzioni", dopodiché verrà visualizzata una finestra in cui vengono visualizzate le correzioni.
   

   

   

2. La selezione delle modifiche può essere effettuata secondo gli stessi criteri descritti in precedenza: per tempo, per utente specifico o entro un determinato intervallo. Dopo aver impostato i parametri richiesti, premere il pulsante OK.
3. Successivamente, verranno visualizzate tutte le regolazioni che soddisfano le condizioni impostate nel passaggio precedente. Puoi accettare una particolare modifica o rifiutarla facendo clic sul pulsante appropriato nella parte inferiore della finestra. È anche possibile accettare o rifiutare in batch le rettifiche.
   

   

Ora le modifiche necessarie sono state lasciate e quelle extra sono state rimosse.

Come rimuovere l'utente dal file excel

Di tanto in tanto diventa necessario rimuovere gli utenti dalla creazione condivisa. I motivi possono essere moltissimi: gli è stato assegnato un altro compito, il partecipante ha iniziato a apportare modifiche da un altro computer e così via. L'implementazione di questa attività in Excel non è affatto difficile.

Innanzitutto, apri la scheda "Revisione". C'è un gruppo "Modifiche", dove c'è un'opzione "Accesso al libro".

Successivamente, sullo schermo apparirà la stessa finestra che abbiamo visto in precedenza. Un elenco di tutte le persone che possono apportare modifiche alla tabella è disponibile nella scheda Modifica. Per rimuovere un utente che al momento non ci serve, è necessario trovarlo in questo elenco, selezionarlo premendo il tasto sinistro del mouse e fare clic sul pulsante "Elimina", che si trova in basso.

Successivamente, Excel avviserà l'utente che le correzioni apportate da questo partecipante potrebbero non essere salvate se sta apportando modifiche alla cartella di lavoro. Se sei d'accordo, fai clic su "OK" e l'utente non sarà più condiviso.

Come limitare l'uso di una cartella di lavoro condivisa

Il modo migliore per limitare l'uso di un libro mastro condiviso è rimuovere l'utente. Se questo non è adatto, puoi impostare il diritto di visualizzare o modificare il libro da parte di un partecipante specifico.

Detto questo, è importante ricordare che alcune limitazioni sono integrate nella condivisione per impostazione predefinita. Sono stati descritti sopra. Ricordiamoli, perché la ripetizione è la madre dell'apprendimento.

1. È vietato creare tabelle intelligenti che aggiornano automaticamente i dati e hanno molte altre funzionalità.
2. Non puoi gestire gli script. 
3. Esiste una restrizione incorporata sull'eliminazione di fogli, il collegamento o la disconnessione delle celle.
4. Eseguire tutte le operazioni sui dati XML. In parole semplici, ci sono restrizioni sulla strutturazione di una grande quantità di dati, inclusa la modifica dei loro array. XML è uno dei tipi di file più oscuri per i principianti, ma è davvero abbastanza semplice. Con questo tipo di file è possibile trasferire i dati apportando modifiche batch al documento. 

In poche parole, la creazione condivisa ti consente di eseguire operazioni standard su un documento, ma sono disponibili opzioni più professionali solo per una persona. Questo perché le stesse macro o le stesse modifiche batch XML sono un po' più difficili da ripristinare. 

Disabilitare la condivisione e quindi riattivarla è un altro modo per limitare ciò che gli utenti di Excel possono fare. Puoi apportare tu stesso le modifiche necessarie, privando così temporaneamente altre persone dell'opportunità di modificare qualcosa.

Per fare ciò, è necessario seguire questi passaggi.

1. Apri la scheda "Revisione", vai alla voce "Correzioni" e seleziona la voce "Evidenzia revisioni" dal menu a comparsa.
2. Successivamente, viene visualizzata una finestra in cui è necessario deselezionare le caselle accanto alle voci "Utente" e "Nell'intervallo".
3. Successivamente, viene visualizzato un registro delle modifiche, necessario per il backup dei dati.

Successivamente, puoi disattivare la condivisione. Per fare ciò, nella stessa scheda della barra multifunzione, seleziona la voce "Accesso al libro" e deseleziona "Consenti a più utenti di modificare il file".

Ecco fatto, ora la condivisione è disabilitata.

Quindi è abbastanza facile configurare la creazione condivisa in Excel. Naturalmente, ci sono alcune restrizioni che non consentono di utilizzare il documento al meglio. Ma si risolvono in modo abbastanza semplice, basta disattivare la condivisione per un po', quindi riattivarla quando sono state apportate le modifiche necessarie.