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Numerosi utenti di Excel, che utilizzano spesso questo programma, lavorano con molti dati che devono essere inseriti costantemente per un numero elevato di volte. Un elenco a discesa aiuterà a facilitare l'attività, eliminando la necessità di immissione costante di dati.
Questo metodo è semplice e dopo aver letto le istruzioni risulterà chiaro anche a un principiante.
- Per prima cosa devi creare un elenco separato in qualsiasi area del foglio. Oppure, se non vuoi sporcare il documento in modo da poterlo modificare in seguito, crea un elenco su un foglio separato.
- Dopo aver determinato i limiti della tabella temporanea, inseriamo in essa un elenco di nomi di prodotti. Ogni cella deve contenere un solo nome. Di conseguenza, dovresti ottenere un elenco eseguito in una colonna.
- Dopo aver selezionato la tabella ausiliaria, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa. Nel menu contestuale che si apre, vai in basso, trova la voce “Assegna un nome…” e cliccaci sopra.
- Dovrebbe apparire una finestra in cui, di fronte alla voce “Nome”, è necessario inserire il nome della lista creata. Una volta inserito il nome, fare clic sul pulsante "OK".
Importante! Quando si crea un nome per un elenco, è necessario tenere conto di una serie di requisiti: il nome deve iniziare con una lettera (spazio, simbolo o numero non sono consentiti); se nel nome vengono utilizzate più parole, non dovrebbero esserci spazi tra di loro (di norma viene utilizzato un trattino basso). In alcuni casi, per facilitare la successiva ricerca dell'elenco richiesto, gli utenti lasciano delle note nella voce “Nota”.
- Seleziona l'elenco che desideri modificare. Nella parte superiore della barra degli strumenti, nella sezione "Lavora con i dati", fai clic sulla voce "Convalida dati".
- Nel menu che si apre, alla voce “Tipo Dati”, clicca su “Elenco”. Scendiamo ed inseriamo il segno “=” e il nome dato in precedenza alla nostra lista ausiliaria (“Prodotto”). Puoi accettare facendo clic sul pulsante "OK".
- L'opera può considerarsi completata. Dopo aver fatto clic su ciascuna cella, dovrebbe apparire un'icona speciale sulla sinistra con un triangolo incorporato, un angolo del quale guarda in basso. Si tratta di un pulsante interattivo che, se cliccato, apre un elenco di elementi precedentemente compilati. Resta solo da fare clic per aprire l'elenco e inserire un nome nella cella.
Parere di esperti! Grazie a questo metodo è possibile creare l'intero elenco delle merci disponibili in magazzino e salvarlo. Se necessario, resta solo da creare una nuova tabella in cui dovrai inserire i nomi che attualmente devono essere contabilizzati o modificati.
Costruire un elenco utilizzando gli strumenti per sviluppatori
Il metodo sopra descritto è tutt'altro che l'unico metodo per creare un elenco a discesa. Puoi anche ricorrere all'aiuto degli strumenti per sviluppatori per completare questa attività. A differenza del precedente, questo metodo è più complesso, motivo per cui è meno diffuso, anche se in alcuni casi è considerato un aiuto indispensabile da parte del commercialista.
Per creare un elenco in questo modo, devi affrontare un ampio set di strumenti ed eseguire molte operazioni. Anche se il risultato finale è più impressionante: è possibile modificare l'aspetto, creare il numero di celle richiesto e utilizzare altre utili funzionalità. Iniziamo:
- Per prima cosa devi connettere gli strumenti di sviluppo, poiché potrebbero non essere attivi per impostazione predefinita.
- Per fare ciò, apri "File" e seleziona "Opzioni".
- Si aprirà una finestra, dove nell'elenco a sinistra cerchiamo "Personalizza barra multifunzione". Fare clic e aprire il menu.
- Nella colonna di destra, devi trovare la voce "Sviluppatore" e mettere un segno di spunta davanti ad essa, se non ce n'era. Successivamente, gli strumenti dovrebbero essere aggiunti automaticamente al pannello.
- Per salvare le impostazioni, fare clic sul pulsante "OK".
- Con l'avvento della nuova scheda in Excel, ci sono molte nuove funzionalità. Tutti gli ulteriori lavori verranno eseguiti utilizzando questo strumento.
- Successivamente, creiamo un elenco con un elenco di nomi di prodotti che verrà visualizzato se è necessario modificare una nuova tabella e inserire i dati in essa.
- Attiva lo strumento per sviluppatori. Trova "Controlli" e fai clic su "Incolla". Si aprirà un elenco di icone, passandoci sopra con il mouse verranno visualizzate le funzioni che svolgono. Troviamo la "Combo Box", si trova nel blocco "ActiveX Controls", e clicchiamo sull'icona. La "Modalità Designer" dovrebbe attivarsi.
- Dopo aver selezionato la cella in alto nella tabella preparata, in cui verrà posizionato l'elenco, lo attiviamo facendo clic su LMB. Stabilisci i suoi confini.
- L'elenco selezionato attiva la “Modalità Design”. Nelle vicinanze puoi trovare il pulsante "Proprietà". Deve essere abilitato per continuare a personalizzare l'elenco.
- Si apriranno le opzioni. Troviamo la riga “ListFillRange” e inseriamo l'indirizzamento della lista ausiliaria.
- RMB clicca sulla cella, nel menu che si apre, scendi su “ComboBox Object” e seleziona “Modifica”.
- Missione compiuta.
Nota! Affinché l'elenco visualizzi più celle con un elenco a discesa, è necessario che l'area vicino al bordo sinistro, in cui si trova l'indicatore di selezione, rimanga aperta. Solo in questo caso è possibile catturare il marker.
Creazione di un elenco collegato
Puoi anche creare elenchi collegati per semplificare il tuo lavoro in Excel. Scopriamo insieme di cosa si tratta e come realizzarli nel modo più semplice.
- Creiamo una tabella con un elenco di nomi di prodotti e le loro unità di misura (due opzioni). Per fare ciò, devi creare almeno 3 colonne.
- Successivamente, è necessario salvare l'elenco con i nomi dei prodotti e assegnargli un nome. Per fare ciò, dopo aver selezionato la colonna "Nomi", fare clic con il tasto destro e fare clic su "Assegna un nome". Nel nostro caso si tratterà di “Food_Products”.
- Allo stesso modo, è necessario generare un elenco di unità di misura per ogni nome di ogni prodotto. Completiamo l'intero elenco.
- Attiva la cella in alto dell'elenco futuro nella colonna "Nomi".
- Attraverso l'utilizzo dei dati, fare clic su verifica dei dati. Nella finestra a tendina, selezioniamo “Elenco” e sotto scriviamo il nome assegnato al “Nome”.
- Allo stesso modo, fai clic sulla cella in alto in unità di misura e apri il "Verifica valori di input". Nel paragrafo “Fonte” scriviamo la formula: =INDIRETTO(A2).
- Successivamente, è necessario applicare il token di completamento automatico.
- Pronto! Puoi iniziare a compilare la tabella.
Conclusione
Gli elenchi a discesa in Excel sono un ottimo modo per semplificare il lavoro con i dati. La prima conoscenza dei metodi di creazione degli elenchi a discesa può suggerire la complessità del processo in corso, ma non è così. Questa è solo un'illusione che può essere facilmente superata dopo alcuni giorni di pratica secondo le istruzioni di cui sopra.