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Ora è l'era dell'informazione. La quantità di dati che le persone devono elaborare ogni giorno cresce sempre di più. Questo vale per tutti i possibili ambiti della vita, compreso il lavoro. Ora ci sono sempre più aree dell'attività umana in cui vi è un acuto bisogno della capacità di elaborare rapidamente grandi quantità di informazioni.
Una delle funzionalità di Excel che ti consente di farlo è il raggruppamento. Il fatto è che la strutturazione delle informazioni aiuta a lavorare non con tutti i dati disponibili, ma solo con piccole parti. Se impacchetta lo stesso tipo di informazioni in un blocco, è più facile per il computer e per la persona stessa. Non c'è quasi nessun settore in cui la strutturazione delle informazioni non sarebbe richiesta:
- Elaborazione dati di vendita. I magazzini ricevono regolarmente enormi lotti di un'ampia varietà di merci con diversi costi, peso, fornitore, nome e così via. La strutturazione dei dati semplifica la navigazione in tutta questa serie di informazioni.
- Studi. La qualità dell'istruzione e dell'autoeducazione è strettamente correlata al modo in cui le informazioni sono strutturate. Pertanto, se raggruppi correttamente i dati dello stesso tipo fianco a fianco, sarà più facile svolgere non solo compiti pratici relativi alla statistica, ad esempio, ma anche compiti teorici, organizzare i compiti e così via.
- Relazione Contabile. I contabili hanno regolarmente a che fare con i numeri, ognuno dei quali ha collegamenti con altri numeri. E per rendere più conveniente lavorare con un gran numero di valori uXNUMXbuXNUMX correlati tra loro e informazioni di tipo diverso, è molto conveniente utilizzare il raggruppamento dei dati.
Inoltre, la funzione di raggruppamento dei dati consente di nascondere le informazioni obsolete. Vediamo come funziona e come puoi usarlo.
Come impostare i parametri di funzione
Per lavorare con il raggruppamento dei dati, devi prima configurarlo. Per fare ciò, vai alla scheda "Dati" e trova l'opzione "Struttura" lì. Successivamente, apparirà un pannello a comparsa in cui devi trovare un pulsante nell'angolo in basso a destra.
Successivamente, apparirà una finestra in cui è necessario selezionare le caselle di controllo appropriate e premere il tasto OK. Queste impostazioni controllano come verranno visualizzati i dati.
Importante: in pratica, molte persone trovano piuttosto scomodo visualizzare i totali sotto i dati. Pertanto, puoi lasciare questa casella deselezionata. Si consiglia inoltre di selezionare la casella "Stili automatici".
Dopo aver completato questi passaggi, puoi iniziare immediatamente a raggruppare le informazioni.
Come raggruppare i dati per righe
Ora scopriamo cosa è necessario fare per raggruppare le righe, in pratica.
- Crea una nuova riga sopra o sotto quelle che vogliamo raggruppare. Tutto dipende dal metodo di visualizzazione dei risultati scelto nella fase precedente.
- Il passaggio successivo consiste nel creare un titolo di tabella nella cella in alto a sinistra della riga aggiunta. Questo sarà il nome del gruppo in cui verranno combinate le celle che sono comuni su una certa base.
- Seleziona tutte le celle nell'area sotto la riga appena creata o sopra di essa (a seconda di ciò che abbiamo fatto nel primo passaggio). Successivamente, cerchiamo il pulsante "Struttura" nella scheda dati e lì troviamo l'opzione "Gruppo". È importante non fare clic sulla freccia o sul nome del comando nel pannello a comparsa, ma sull'icona.
Se fai ancora clic sulla freccia in basso, apparirà un menu aggiuntivo in cui puoi selezionare la funzione di raggruppamento o creare una struttura. Siamo principalmente interessati a raggruppare in questa fase.
Successivamente, selezioniamo la funzione principale in base alla quale verrà eseguito il raggruppamento. Può essere righe o colonne. Se non modifichi nulla, il primo elemento è selezionato per impostazione predefinita. Dopo esserci assicurati che le impostazioni siano impostate di cui abbiamo bisogno, dobbiamo confermare le nostre azioni premendo il pulsante OK. Dato che stiamo raggruppando per riga, non abbiamo bisogno di cambiare nulla, dobbiamo solo ricontrollare.
Importante: se, prima di iniziare a raggruppare oggetti, non selezioni una cella, ma intere colonne o righe sul pannello delle coordinate, questa finestra di dialogo non apparirà. Il programma capirà cosa fare da solo.
Il fatto che le linee fossero raggruppate lo possiamo capire dal segno meno sul pannello delle coordinate. Questo ci dice che i dati sono stati divulgati. Adesso possiamo nasconderli cliccando su questa icona oppure cliccando sul pulsante 1 un po' più in alto (indica il grado di raggruppamento).
Vediamo che le linee sono nascoste e il segno meno è cambiato in più. Per aprire la riga desiderata, puoi fare clic su di essa, quindi il programma lo farà da solo. Se è necessario espandere tutte le linee, è necessario fare clic sul pulsante "2", che in questo caso si trova nella parte superiore del pannello delle coordinate.
Come raggruppare le colonne
Per raggruppare le colonne, l'algoritmo delle azioni è approssimativamente lo stesso:
- A seconda delle opzioni che abbiamo selezionato nelle impostazioni, dobbiamo inserire una nuova colonna a sinistra oa destra dell'area che verrà raggruppata.
- Annotiamo il nome del gruppo nella cella più in alto della colonna visualizzata.
- Selezioniamo tutte le colonne che dobbiamo raggruppare (lasciamo solo quella che abbiamo aggiunto nella prima fase), quindi facciamo clic sul pulsante "Raggruppa" allo stesso modo dell'algoritmo sopra descritto.
- Ora dobbiamo fare clic sulla voce "Colonne" nella piccola finestra e fare clic sul pulsante "OK".
- Buona fortuna.
Nota. Proprio come quando si raggruppano le righe, se selezioniamo intere colonne nella barra delle coordinate orizzontale, non otteniamo una piccola finestra di dialogo.
Come creare raggruppamenti multilivello
Excel è un programma funzionale, ma le sue possibilità non si esauriscono con il raggruppamento a livello singolo, come descritto negli esempi precedenti. C'è anche la possibilità di raggruppare le celle a più livelli. Questo viene fatto nel modo seguente:
- Per cominciare, il gruppo principale viene creato nel modo sopra descritto. I sottogruppi verranno quindi aggiunti ad esso.
- Successivamente, ci assicuriamo che il gruppo principale sia aperto. In esso, eseguiamo anche le azioni sopra descritte. I passaggi specifici dipendono dal fatto che la persona stia lavorando con righe o colonne.
- Di conseguenza, è possibile creare gruppi di più livelli.
Istruzioni per separare i dati
Può verificarsi una situazione in cui un gruppo o un sottogruppo precedentemente creato non è più necessario. C'è una funzione separata per questo: "Separa". Per implementarlo, è necessario seguire i seguenti passaggi:
- Seleziona gli elementi che fanno parte del gruppo.
- Apri la scheda "Dati".
- Troviamo il gruppo "Struttura" lì, aprilo con la freccia in basso.
- Lì, fai clic sul pulsante "Separa". È molto importante fare clic sull'icona, non sull'iscrizione.
Successivamente, scegliamo esattamente cosa vogliamo separare. Selezioniamo l'elemento adatto a seconda di ciò che abbiamo precedentemente raggruppato. Dopo aver completato l'azione, premere il pulsante OK.
Attenzione! Se prima è stato creato un raggruppamento multilivello o sono stati creati più gruppi diversi, è necessario riformarli separatamente.
Qui riceviamo anche un tale risultato. 
Questo è un algoritmo generale per separare le celle, ma come in qualsiasi attività, ci sono molte sfumature. Diamo un'occhiata a loro in modo più dettagliato.
Come separare i fogli
Di tanto in tanto potrebbe essere necessario separare i fogli. Per fare ciò, è necessario eseguire la seguente sequenza di azioni:
- Per cominciare, troviamo quei fogli che sono stati raggruppati. Se i fogli sono stati raggruppati in anticipo, verranno visualizzati nello stesso colore o il titolo sarà in grassetto.
- Successivamente, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei fogli del gruppo, quindi fare clic sul pulsante "Separa fogli" nel menu di scelta rapida. Ora saranno separati e tutte le modifiche verranno apportate indipendentemente dagli altri.
Un altro modo per separare i fogli è utilizzare il tasto Maiusc e quindi fare clic sul foglio attivo nel gruppo che si desidera separare. Cioè, è necessario definire il gruppo di cui è richiesta la separazione, quindi fare clic su una delle schede, quindi fare clic su di essa tenendo premuto il tasto Maiusc.
Dopo aver apportato le modifiche, ora puoi raggruppare alcuni fogli. Per fare ciò, premi il tasto Ctrl o Cmd (il primo è per i computer che eseguono Windows, il secondo è per la tecnologia Apple) e tenendo premuto il pulsante, fai alternativamente clic sui fogli che vuoi unire in un gruppo. Successivamente, il programma farà tutto per l'utente.
Come separare i dati raggruppati manualmente
Prima di separare le celle, devi prima capire come sono state raggruppate: manualmente o automaticamente. Il raggruppamento manuale è considerato il metodo sopra descritto. La generazione automatica di gruppi avviene quando vengono creati utilizzando determinate funzioni. Ad esempio, dopo aver generato i totali parziali. Il fatto che questa opportunità sia stata sfruttata può essere compreso dalla riga "Risultati intermedi".
Se i dati sono stati raggruppati tramite la funzione omonima Excel, quindi per scioglierlo, devi assicurarti che il gruppo sia distribuito. In caso contrario, è necessario fare clic sul pulsante + sulla barra laterale a sinistra. Il fatto che il gruppo sia schierato, lo possiamo giudicare dal bottone – nello stesso posto. Quando espandiamo un gruppo, iniziamo a vedere sia le righe che i gruppi nascosti. Successivamente, utilizzando la tastiera o il tasto sinistro del mouse, seleziona tutte le celle del gruppo, quindi, secondo l'algoritmo sopra descritto.
Poche persone sanno che esiste un altro modo per separare le celle raggruppate manualmente: utilizzando i tasti di scelta rapida.
Per fare ciò, devi prima selezionare le colonne che sono state raggruppate, quindi premere i tasti Alt + Maiusc + Freccia sinistra. Se il lavoro viene eseguito su un computer controllato da Mac OS, è necessario utilizzare la combinazione di tasti Comando + Maiusc + J.
Come separare i dati raggruppati automaticamente
Se, a seguito del controllo effettuato nel paragrafo precedente, si è scoperto che i dati sono stati raggruppati automaticamente, tutto è un po' più complicato, poiché in questo caso la funzione di separazione standard non funzionerà. Le azioni dipendono da cosa ha eseguito esattamente il raggruppamento dei dati. Se questa è la funzione "Subtotali", la sequenza di azioni è la seguente:
- Apriamo la stessa scheda con i dati sul pannello principale (o nastro, come viene spesso chiamato anche).
- Dopo aver fatto clic sul pulsante "Subtotali" (che è esattamente ciò che dobbiamo fare come secondo passaggio), avremo una finestra. Il pulsante stesso si trova nella stessa sezione – Struttura. Successivamente, apparirà una finestra in cui dobbiamo fare clic sul pulsante "Elimina tutto". Può essere trovato nell'angolo in basso a sinistra della finestra o altrove (a seconda della versione di Office e del programma specifico per fogli di calcolo).
Attenzione! Questo metodo rimuove non solo il gruppo, ma anche i totali parziali. Pertanto, se è necessario conservarli, è meglio copiare gli elementi del gruppo su un altro foglio e utilizzarli come non raggruppati.
Una raccomandazione forte per qualsiasi operazione con una tabella per raggruppare o separare i dati. Prima di fare ciò, devi fare una copia della tabella originale. In questo caso, puoi ripristinare la visualizzazione originale del documento se qualcosa non va secondo i piani.
Pertanto, Excel ha una funzionalità molto ampia per la strutturazione dei dati. Certo, non sarà in grado di fare tutto per una persona, ma ti consente di organizzare più comodamente il lavoro con i dati strutturati. Il resto dovrà essere fatto dalla persona. Tuttavia, questo è uno strumento molto funzionale che sarà molto utile per coloro che devono lavorare con enormi quantità di informazioni numeriche e testuali.