Concentrati sull'essenziale: come stabilire le priorità

“Purtroppo, le situazioni in cui riesco a mettere in primo piano le mie priorità sono la norma piuttosto che l'eccezione. Cerco di pianificare i miei compiti per la giornata, mettendo in evidenza la cosa principale, ma alla fine della giornata mi sento completamente esausto perché distratto da chiamate, piccoli turni e riunioni. I compiti più importanti continuano a essere posticipati e i grandiosi piani per l'anno rimangono scritti su pezzi di carta. Cosa puoi fare per aiutarti?» chiede Olga, 27 anni.

Mi imbatto spesso in una richiesta simile nei corsi di formazione sull'efficacia manageriale. I clienti credono che la ragione principale del loro problema sia la mancanza di priorità. Ma in realtà lo sono, solo una persona non è molto concentrata su di loro.

E il primo passo per risolvere questo problema è scegliere lo strumento giusto per lavorare sulla tua concentrazione. Dovrebbe adattarsi esattamente alle tue caratteristiche personali: devi tenere conto delle condizioni del tuo lavoro e del luogo di residenza.

Per iniziare, puoi utilizzare diversi metodi popolari che sono stati a lungo riconosciuti come efficaci. Cerco di consigliarli ai clienti con i quali stiamo appena iniziando a lavorare.

Primo approccio: comprendere i criteri di valutazione

Per prima cosa, rispondi alla domanda: quali criteri usi quando dai la priorità? La risposta più comune è il criterio «urgenza». Con esso, tutti i casi si allineano in fila a seconda della scadenza. E solo dopo costruiamo nuovi compiti nel risultante «costruttore virtuale», spostando molto indietro quelli che possono essere completati in seguito.

Quali sono gli svantaggi di questo approccio? L'elenco delle priorità di oggi dovrebbe comprendere non solo ciò che domani perderà rilevanza, cioè l'urgente, ma anche ciò che astrattamente chiamiamo «importante». Questo è ciò che ci spinge verso il raggiungimento dell'obiettivo, o ciò che rimuove seri ostacoli sulla strada per raggiungerlo.

E qui molti commettono l'errore di sostituire i criteri. Laconicamente, questo può essere espresso come segue: "Questo è molto urgente, perché è molto importante!" “Questo è molto importante perché la scadenza è domani!” Ma se il tuo elenco di priorità per la giornata non contiene attività che portano al raggiungimento di obiettivi per te significativi, devi analizzare attentamente la tua lista di cose da fare.

Devi decidere quali criteri utilizzare per determinare l'«urgenza» e l'«importanza» dei compiti e se stai mescolando questi due concetti.

Secondo approccio: identificare tre categorie di priorità

Come sapete, gli orizzonti di pianificazione sono diversi. Se stiamo considerando un orizzonte di pianificazione di un giorno, allora è meglio procedere come segue:

• Imposta una priorità assoluta per la giornata. Questo è il compito su cui trascorrerai oggi il massimo del tuo tempo e delle tue energie;
• Identifica tre o quattro cose su cui impiegherai meno tempo e fatica oggi. È meglio se scrivi quanto tempo (cinque minuti, dieci minuti) prevedi di dedicare a un caso particolare. Questo diventerà il tuo elenco di "ultima priorità".
• Nella terza categoria rientreranno quelli che si possono chiamare «casi del principio residuale». Saranno completati se rimane del tempo libero per loro. Ma se rimangono non realizzati, non influirà su nulla.

Eccoci di fronte alla domanda: “Come non spendere il massimo delle energie sull'”ultima priorità”, mettendo da parte inconsciamente quella “principale”? Il terzo approccio aiuterà a rispondere.

Terzo approccio: utilizzare la modalità tempo lento

Trascorriamo la maggior parte del nostro tempo di lavoro in modalità «tempo rapido». Dobbiamo prendere parte ai processi di routine ed elaborare un'enorme quantità di informazioni.

"Slow time" è il modo più efficace per fermare la routine "che corre al volante". Questo è uno sguardo consapevole su se stessi e il punto di partenza per trovare le risposte alle domande: “Cosa sto facendo? Per che cosa? Cosa non sto facendo e perché?

Affinché questo metodo funzioni al meglio, segui queste tre linee guida:

1. Inserisci nella tua routine quotidiana un certo rituale. Questa dovrebbe essere un'attività ricorrente nell'arco della giornata che ti metterà in modalità «slow time». Può essere una pausa per il tè e squat regolari. Il rituale non dovrebbe richiedere più di 5 minuti e permetterti di essere solo. E, naturalmente, porta gioia e piacere, quindi non lo ritarderai a domani.
2. Tieni presente che «slow time» non è solo un momento di divertimento, ma anche un'opportunità per aumentare la tua soddisfazione con la modalità «fast time». E poniti tre domande: "Quale risultato dovrei ottenere oggi?", "Qual è il prossimo piccolo passo verso questo risultato che devo fare?", "Cosa mi distrae da esso e come non distrarmi?" Queste domande ti aiuteranno a tenere a mente i tuoi obiettivi principali. E pianificare i prossimi piccoli passi sarà un'eccellente prevenzione della procrastinazione.
3. Utilizzare la modalità tempo lento due o quattro volte al giorno. Più spesso e più forte sei influenzato dai fattori del mondo esterno, più spesso dovresti passare a questa modalità. Saranno sufficienti tre domande e un paio di minuti per sessione. Il criterio principale è che dovrebbe darti piacere. Ma ricorda: usare la tecnica meno di una volta al giorno è non praticarla affatto.