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Microsoft Excel fornisce all'utente diversi livelli di protezione, in modo condizionale, dalla semplice protezione delle singole celle alla crittografia dell'intero file con crittografie di algoritmi crittografici della famiglia RC4. Esaminiamoli uno per uno...
Livello 0. Protezione contro l'immissione di dati errati in una cella
La via più facile. Consente di verificare cosa inserisce esattamente l'utente in determinate celle e non consente di inserire dati non validi (ad esempio un prezzo negativo o un numero frazionario di persone o la data della Rivoluzione d'Ottobre al posto della data di conclusione del contratto, ecc.) Per impostare tale controllo di input, è necessario selezionare le celle e selezionare la scheda Dati (Data) pulsante Convalida dei dati (Convalida dei dati). In Excel 2003 e versioni precedenti, questo può essere fatto utilizzando il menu Convalida dei dati (Convalida dei dati)... Nella scheda parametri dall'elenco a tendina è possibile selezionare il tipo di dati ammessi all'inserimento:
Le schede adiacenti di questa finestra consentono (se lo si desidera) di impostare i messaggi che appariranno prima di entrare - scheda Ingresso messaggio (Messaggio di ingresso), e in caso di inserimento di informazioni errate – tab Messaggio di errore (Avviso di errore):
Livello 1: protezione delle celle del foglio dalle modifiche
Possiamo impedire in modo completo o selettivo all'utente di modificare il contenuto delle celle di un determinato foglio. Per installare tale protezione, segui un semplice algoritmo:
- Seleziona le celle che non c'è bisogno di difendersi (se presenti), fare clic con il tasto destro su di essi e selezionare il comando dal menu contestuale Formato cella (Formatta celle)... Nella scheda Marchio (Protezione) deseleziona la casella Cellula protetta (Bloccato). Tutte le celle per le quali questa casella di controllo rimane selezionata saranno protette quando la protezione del foglio è abilitata. Tutte le celle in cui deselezioni questo flag saranno modificabili nonostante la protezione. Per vedere visivamente quali celle saranno protette e quali no, puoi usare questa macro.
- Per abilitare la protezione del foglio corrente in Excel 2003 e versioni precedenti, seleziona dal menu Servizio – Protezione – Foglio di protezione (Strumenti — Protezione — Proteggi foglio di lavoro)o in Excel 2007 e versioni successive, fare clic su Proteggi foglio (Foglio di protezione) linguetta Revisione (Revisione). Nella finestra di dialogo che si apre, puoi impostare una password (sarà necessaria affinché nessuno possa rimuovere la protezione) e, utilizzando l'elenco delle caselle di controllo, configurare, se lo desideri, le eccezioni:
Cioè, se vogliamo lasciare all'utente la possibilità, ad esempio, di formattare celle protette e non protette, è necessario selezionare le prime tre caselle di controllo. Puoi anche consentire agli utenti di utilizzare l'ordinamento, il filtro automatico e altri utili strumenti per la tabella.
Livello 2. Protezione selettiva delle gamme per utenti diversi
Se si presume che più utenti lavoreranno con il file e ciascuno di essi deve avere accesso alla propria area del foglio, è possibile impostare la protezione del foglio con password diverse per intervalli di celle diversi.
Per fare ciò, seleziona nella scheda Revisione (recensione) pulsante Consenti la modifica degli intervalli (Consenti agli utenti di modificare gli intervalli). In Excel 2003 e versioni successive, è disponibile un comando di menu per questo Servizio – Protezione – Consenti la modifica degli intervalli (Strumenti — Protezione — Consenti agli utenti di modificare gli intervalli):
Nella finestra che appare, fai clic sul pulsante Creare (nuovo) e inserisci il nome dell'intervallo, gli indirizzi delle celle comprese in questo intervallo e la password per accedere a questo intervallo:
Ripetere questi passaggi per ciascuno dei diversi intervalli di utenti finché non sono tutti elencati. Ora puoi premere il pulsante Proteggi foglio (vedi paragrafo precedente) e abilitano la protezione dell'intero foglio.
Ora, quando si tenta di accedere a uno qualsiasi degli intervalli protetti dall'elenco, Excel richiederà una password per questo particolare intervallo, ovvero ogni utente lavorerà "nel suo giardino".
Livello 3. Protezione dei fogli del libro
Se hai bisogno di proteggerti da:
- eliminare, rinominare, spostare fogli in una cartella di lavoro
- modifiche alle aree bloccate ("intestazioni", ecc.)
- modifiche alla struttura indesiderate (compressione di righe/colonne utilizzando i pulsanti di raggruppamento più/meno)
- la possibilità di ridurre a icona/spostare/ridimensionare la finestra della cartella di lavoro all'interno della finestra di Excel
quindi è necessario proteggere tutti i fogli del libro, utilizzando il pulsante Proteggi il libro (Proteggi cartella di lavoro) linguetta Revisione (Revisione) oppure, nelle versioni precedenti di Excel, tramite il menu Servizio – Protezione – Proteggi libro (Strumenti — Protezione — Proteggi cartella di lavoro):
Livello 4. Crittografia dei file
Se necessario, Excel offre la possibilità di crittografare l'intero file della cartella di lavoro utilizzando diversi algoritmi di crittografia della famiglia RC4. Questa protezione è più facile da impostare durante il salvataggio di una cartella di lavoro, ad esempio i team selezionati File: salva con nome (File — Salva con nome), quindi nella finestra di salvataggio, trova ed espandi l'elenco a discesa Servizio – Opzioni generali (Strumenti — Opzioni generali). Nella finestra che appare, possiamo inserire due password diverse: per aprire il file (sola lettura) e per modificare:
- Come impostare/rimuovere la protezione di tutti i fogli di un libro in una volta (componente aggiuntivo PLEX)
- Evidenzia le celle non protette con il colore
- Protezione adeguata dei fogli da macro