A distanza presso l'Università di Psicologia Pratica, stiamo lavorando su vari metodi di auto-organizzazione e miglioramento dell'efficienza. Compreso come assegnare correttamente le priorità.
Perché dare priorità.
Il primo motivo è ovvio: fare prima le cose più importanti. La seconda ragione è meno ovvia: in modo che in qualsiasi momento tu sappia esattamente che attività stai facendo ora. In modo che non ci sia scelta, perché è nel momento della scelta che iniziano i lanci, le scuse, i pensieri del tipo “Dovrei entrare a bere il tè” e così via.
Abbasso il lancio, stabilisci le priorità.
Voglio condividere con te il modo in cui il mio autore dà le priorità, non leggerai questo metodo da nessun'altra parte. A mio parere, questo è il modo più efficiente per stabilire le priorità, ma ha uno svantaggio. Richiede la conoscenza della matematica superiore per la seconda elementare, ovvero la capacità di moltiplicare e dividere.
Quindi immaginalo hai lista di cose da fare. Fammi abbozzare un esempio:
- Gira un video per il sito
- Ordina una scrivania per computer
- Rispondi alle email urgenti
- Smontare la scatola nell'armadio
Bene, si tratta di una lista del genere è stata presa dal soffitto da me. Successivamente, valuteremo il significato di ciascun caso. Il significato consisterà di tre parametri:
- Importanza Quanto è importante farlo? Succederà qualcosa di terribile se decidi di non farlo affatto? Quanto dipende dalla sua attuazione?
- Urgenza — Quanto velocemente dovrebbe essere fatto? Lascia perdere tutto e fallo e basta? O se lo fai entro una settimana, è fondamentalmente normale?
- Complessità — Quanto tempo durerà questo lavoro? Devo negoziare e interagire con altre persone per farcela? In che misura è emotivamente e moralmente semplice o, al contrario, complesso e spiacevole?
Valuta tutti i casi su questi tre parametri su una scala da 1 a 10 in ordine di Importanza-Urgenza-Difficoltà. Alla fine, ti ritroverai con qualcosa del genere:
- Gira un video per il sito 8 6 7
- Ordina una scrivania per computer 6 2 3
- Rispondi a email urgenti 7 9 2
- Smontare la scatola nell'armadio 2 2 6
Quindi, tutti i casi vengono valutati secondo i tre criteri Importanza-Urgenza-Complessità, ma finora non sarà possibile dare priorità, perché non è ancora chiaro quali casi mettere al primo posto, importanti o urgenti? O magari prima quelli più semplici, in modo che si possano fare velocemente e in modo che non distraggano?
Prioritizzare assumiamo il significato ultimo di ogni caso.
Significato = Importanza * Urgenza / Complessità
Moltiplica l'importanza per l'urgenza e dividi per la complessità. Quindi, in cima, avremo cose che sono molto importanti e molto urgenti, pur essendo molto semplici. Bene, il contrario. E poi la nostra lista sarà così:
- Gira un video per il sito 8 * 6 / 7 = 6.9
- Ordina la scrivania del computer 6 * 2 / 3 = 4.0
- Rispondi a email urgenti 7 * 9 / 2 = 31.5
- Smonta la scatola nell'armadio 2 * 2 / 6 = 0.7
Ho usato una calcolatrice per calcolare e arrotondare i valori ai decimi, una tale precisione sarà abbastanza. Quindi ora vediamo quanto è facile organizzare le cose in ordine di priorità:
- Rispondi a email urgenti 31.5
- Realizza un video per il sito 6.9
- Ordina la scrivania del computer 4.0
- Smontare la scatola nell'armadio 0.7
La cosa migliore di questa procedura è che non sono necessarie decisioni complesse, esiste un algoritmo già pronto che assegnerà sempre le priorità correttamente. Il tuo compito è solo quello di valutare adeguatamente l'importanza, l'urgenza e la complessità del caso, quindi la tecnica prende il sopravvento.
Dai la priorità in questo modo con l'elenco che hai fatto nell'attività precedenteper assicurarsi che non sia solo semplice, ma che l'elenco finale sia abbastanza adeguato. In primo luogo ci sono quelle cose che è davvero ragionevole fare in primo luogo.