Se devi inviare spesso alcuni libri o fogli via e-mail, dovresti aver notato che questa procedura non può essere richiamata velocemente. Se lo fai “classicamente”, allora hai bisogno di:
- aprire un programma di posta elettronica (ad esempio Outlook)
- crea un nuovo messaggio
- digitare l'indirizzo, l'oggetto e il testo
- allega un file al messaggio (non dimenticare!)
- fare clic sul pulsante Invia
In effetti, la posta può essere facilmente inviata direttamente da Excel in molti modi diversi. Andare…
Metodo 1: invio incorporato
Se hai ancora il buon vecchio Excel 2003, allora tutto è semplice. Apri il libro/foglio desiderato e seleziona dal menu File – Invia – Messaggio (File — Invia a — Destinatario posta). Si aprirà una finestra in cui potrai scegliere una delle due opzioni per l'invio:
Nel primo caso il libro corrente verrà aggiunto al messaggio come allegato, nel secondo caso il contenuto del foglio corrente andrà direttamente nel testo del messaggio come tabella di testo (senza formule).
Inoltre il menù File – Invia (File — Invia a) ci sono alcune opzioni di spedizione più esotiche:
- Messaggio (per la revisione) (destinatario della posta per la revisione) – l'intera cartella di lavoro viene inviata e allo stesso tempo viene attivato il rilevamento delle modifiche, ovvero inizia a essere risolto chiaramente – chi, quando e in quali celle ha apportato le modifiche. È quindi possibile visualizzare le modifiche apportate nel menu Servizio – Correzioni – Evidenzia le correzioni (Strumenti — Tieni traccia delle modifiche — Evidenzia le modifiche) o nella scheda Revisione – Correzioni (Recensione — Tieni traccia delle modifiche) Sembrerà qualcosa del genere:
Le cornici colorate contrassegnano le modifiche apportate al documento (ogni utente ha un colore diverso). Quando si passa il mouse, viene visualizzata una finestra simile a una nota con una descrizione dettagliata di chi, cosa e quando è stato modificato in questa cella. È molto comodo per rivedere i documenti, quando, ad esempio, modifichi il rapporto dei tuoi subordinati o il capo modifica il tuo.
- Lungo il percorso (destinatario di instradamento) – il messaggio a cui sarà allegato il tuo libro passerà attraverso una catena di destinatari, ognuno dei quali lo inoltrerà automaticamente ulteriormente, come un testimone. Se lo si desidera, è possibile impostare il messaggio in modo che venga restituito alla fine della catena. Puoi abilitare il rilevamento delle modifiche per vedere le modifiche apportate da ogni persona nel thread.
Nel nuovo Excel 2007/2010, la situazione è leggermente diversa. In queste versioni, per inviare il libro per posta, è necessario selezionare il pulsante Office (Pulsante di ufficio) o scheda Compila il (File) e squadra Invia (Inviare). Successivamente, all'utente viene offerta una serie di opzioni di invio:
Si noti che nelle nuove versioni la possibilità di inviare un foglio separato della cartella di lavoro inserita nel corpo della lettera è scomparsa, come in Excel 2003 e versioni successive. L'unica opzione rimasta è inviare l'intero file. Ma c'era un'utile opportunità per inviare nel noto formato PDF e nel meno noto XPS (simile al PDF, ma non richiede Acrobat Reader per la lettura - si apre direttamente in Internet Explorer). Il comando per inviare un libro per la revisione può essere estratto come pulsante aggiuntivo sul pannello di accesso rapido tramite File – Opzioni – Barra degli strumenti di accesso rapido – Tutti i comandi – Invia per revisione (File — Opzioni — Barra di accesso rapido — Tutti i comandi — Invia per revisione).
Metodo 2. Semplici macro da inviare
L'invio di una macro è molto più semplice. Apertura dell'editor di Visual Basic tramite il menu Servizio – Macro – Editor di Visual Basic (Strumenti — Macro — Editor di Visual Basic), inserisci il nuovo modulo nel menu Inserisci – Modulo e copia lì il testo di queste due macro:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Oggetto:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Copia con ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Catch the file" .Close SaveChanges:=False End with End Sub Successivamente, le macro copiate possono essere eseguite nel menu Servizio – Macro – Macro (Strumenti — Macro — Macro). Invia cartella di lavoro invia l'intero libro corrente all'indirizzo specificato, e Invia foglio — Foglio1 come allegato.
Quando si esegue la macro, Excel contatterà Outlook, che farà apparire sullo schermo il seguente messaggio di sicurezza:
Aspetta fino al pulsante Risolvere diventa attivo e cliccaci sopra per confermare l'invio. Successivamente, i messaggi generati automaticamente verranno inseriti nella cartella Uscente e verrà inviato ai destinatari la prima volta che avvii Outlook o, se è in esecuzione, immediatamente.
Metodo 3. Macro universale
E se vuoi inviare non il libro corrente, ma qualsiasi altro file? E sarebbe bello anche impostare il testo del messaggio! Le macro precedenti non aiuteranno qui, poiché sono limitate dalle capacità di Excel stesso, ma puoi creare una macro che gestirà Outlook da Excel: crea e compila una nuova finestra di messaggio e inviala. La macro si presenta così:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject ("Outlook.Application") 'avvia Outlook in modalità nascosta OutApp.Session.Logon in caso di errore GoTo cleanup 'in caso contrario iniziato - esci Imposta OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'crea un nuovo messaggio In caso di errore Riprendi Avanti 'compila i campi del messaggio With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send può essere sostituito con Display per visualizzare il messaggio prima dell'invio .Send End with On Error GoTo 0 Set OutMail = Nessuna pulizia : Imposta OutApp = Niente Application.ScreenUpdating = True End Sub L'indirizzo, l'oggetto, il testo del messaggio e il percorso del file allegato devono trovarsi nelle celle A1:A4 del foglio corrente.
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