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Dopo aver riempito una tabella di Excel con determinati valori (il più delle volte quando si aggiunge una matrice di informazioni), molto spesso ci sono spazi vuoti. Non interferiranno con la considerazione del file di lavoro stesso, tuttavia, complicheranno le funzioni di ordinamento, calcolo dei dati, filtraggio di determinati numeri, formule e funzioni. Affinché il programma funzioni senza difficoltà, è necessario imparare a riempire i vuoti con i valori delle celle vicine.
Come evidenziare le celle vuote in un foglio di lavoro
Prima di iniziare a considerare come riempire le celle vuote in un foglio di lavoro di Excel, devi imparare come selezionarle. Questo è facile da fare solo se il tavolo è piccolo. Tuttavia, se il documento include un numero enorme di celle, gli spazi vuoti possono essere posizionati in luoghi arbitrari. La selezione manuale delle singole celle richiederà molto tempo, mentre alcuni spazi vuoti possono essere saltati. Per risparmiare tempo, si consiglia di automatizzare questo processo attraverso gli strumenti integrati del programma:
- Prima di tutto, devi contrassegnare tutte le celle del foglio di lavoro. Per fare ciò, puoi usare solo il mouse o aggiungere i tasti MAIUSC, CTRL per la selezione.
- Successivamente, premi la combinazione di tasti sulla tastiera CTRL + G (un altro modo è F5).
- Sullo schermo dovrebbe apparire una piccola finestra chiamata Vai a.
- Fare clic sul pulsante "Seleziona".
Per contrassegnare le celle nella tabella, nella barra degli strumenti principale, è necessario trovare la funzione "Trova e seleziona". Successivamente, verrà visualizzato un menu di scelta rapida, dal quale è necessario selezionare la selezione di determinati valori: formule, celle, costanti, note, celle libere. Seleziona la funzione “Seleziona un gruppo di celle. Successivamente, si aprirà una finestra delle impostazioni in cui è necessario selezionare la casella accanto al parametro "Svuota celle". Per salvare le impostazioni, è necessario fare clic sul pulsante "OK".
Come riempire manualmente le celle vuote
Il modo più semplice per riempire le celle vuote in un foglio di lavoro con i valori delle celle in alto è attraverso la funzione "Riempi celle vuote", che si trova nel pannello XLTools. Procedura:
- Premere il pulsante per attivare la funzione “Riempi celle vuote”.
- Dovrebbe aprirsi una finestra delle impostazioni. Successivamente, è necessario contrassegnare l'intervallo di celle tra cui è necessario riempire gli spazi vuoti.
- Decidi il metodo di riempimento: tra le opzioni disponibili devi scegliere: sinistra, destra, su, giù.
- Seleziona la casella accanto a "Separa celle".
Resta da premere il pulsante "OK" in modo che le celle vuote siano riempite con le informazioni richieste.
Importante! Una delle caratteristiche utili di questa funzione è il salvataggio dei valori impostati. Grazie a ciò sarà possibile ripetere l'azione con il successivo intervallo di celle senza riconfigurare la funzione.
Valori disponibili per il riempimento di celle vuote
Esistono diverse opzioni per riempire le celle vuote in un foglio di lavoro di Excel:
- Riempi a sinistra. Dopo aver attivato questa funzione, le celle vuote verranno riempite con i dati delle celle a destra.
- Riempi a destra. Dopo aver fatto clic su questo valore, le celle vuote verranno riempite con le informazioni dalle celle a sinistra.
- Riempire. Le celle in alto verranno riempite con i dati delle celle in basso.
- Riempiendo. L'opzione più popolare per riempire le celle vuote. Le informazioni dalle celle sopra vengono trasferite alle celle della tabella seguente.
La funzione "Riempi celle vuote" copia esattamente quei valori (numerici, alfabetici) che si trovano nelle celle riempite. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità qui:
- Anche quando si nasconde o si blocca una cella piena, le informazioni da essa verranno trasferite a una cella libera dopo aver attivato questa funzione.
- Molto spesso si verificano situazioni in cui il valore per il trasferimento è una funzione, una formula, un collegamento ad altre celle del foglio di lavoro. In questo caso, la cella vuota verrà riempita con il valore selezionato senza modificarlo.
Importante! Prima di attivare la funzione "Riempi celle vuote", devi andare alle impostazioni del foglio di lavoro, vedere se c'è protezione. Se è abilitato, le informazioni non verranno trasferite.
Riempimento di celle vuote con una formula
Un modo più semplice e veloce per riempire le celle in una tabella di dati da celle adiacenti è attraverso l'uso di una formula speciale. Procedura:
- Contrassegna tutte le celle vuote nel modo descritto sopra.
- Selezionare una riga per inserire le formule LMB o premere il pulsante F
- Inserisci il simbolo “=”.
- Successivamente, seleziona la cella situata sopra. La formula dovrebbe indicare la cella da cui le informazioni verranno copiate in una cella libera.
L'ultima azione è premere la combinazione di tasti "CTRL + Invio" in modo che la formula funzioni per tutte le celle libere.
Importante! Non dobbiamo dimenticare che dopo aver applicato questo metodo, tutte le celle precedentemente libere verranno riempite di formule. Per preservare l'ordine nella tabella, si consiglia di sostituirli con valori numerici.
Riempimento di celle vuote con una macro
Nel caso in cui sia necessario riempire regolarmente le celle vuote nei fogli di lavoro, si consiglia di aggiungere una macro al programma, utilizzarla in seguito per automatizzare il processo di selezione, riempiendo le celle vuote. Codice di riempimento per la macro:
Sub Fill_Blanks()
Per ogni cella in selezione
Se è vuoto(cella) Allora cella.Valore = cella.Offset(-1, 0).Valore
Avanti cella
Fine Sub
Per aggiungere una macro, devi eseguire diverse azioni:
- Premere la combinazione di tasti ALT+F
- Questo aprirà l'editor VBA. Incolla il codice sopra in una finestra libera.
Resta da chiudere la finestra delle impostazioni, visualizzare l'icona della macro nel pannello di accesso rapido.
Conclusione
Tra i metodi sopra descritti, devi scegliere quello più adatto a una particolare situazione. Il metodo manuale per aggiungere dati alle posizioni libere del foglio di lavoro è adatto per la familiarizzazione generale, un uso una tantum. In futuro, si consiglia di padroneggiare la formula o registrare una macro (se la stessa procedura viene eseguita molto spesso).