Formattazione condizionale in Excel – in dettaglio con esempi

Se è necessario presentare visivamente le informazioni, è molto conveniente farlo utilizzando la formattazione condizionale. L'utente che utilizza questo servizio risparmia un'enorme quantità di energia e tempo. Per ottenere le informazioni necessarie è sufficiente una rapida visualizzazione del file.

Come eseguire la formattazione condizionale in Excel

Puoi trovare "Formattazione condizionale" nella prima scheda della barra multifunzione andando alla sezione "Stili". 

Successivamente, devi trovare l'icona della freccia leggermente a destra con l'occhio, sposta il cursore su di essa. Quindi si apriranno le impostazioni, dove puoi configurare in modo flessibile tutti i parametri necessari. 

Successivamente, è necessario selezionare l'operatore appropriato per confrontare la variabile desiderata con un numero. Esistono quattro operatori di confronto: maggiore di, minore di, uguale a e tra. Sono elencati nel menu delle regole. 

Successivamente, abbiamo specificato una serie di numeri nell'intervallo A1:A11.

Formattiamo un set di dati adatto. Quindi apriamo il menu delle impostazioni "Formattazione condizionale" e impostiamo i criteri di selezione dei dati richiesti. Nel nostro caso, ad esempio, selezioneremo il criterio “Di più”. 

Si aprirà una finestra con una serie di opzioni. Nella parte sinistra della finestra è presente un campo in cui è necessario specificare il numero 15. Nella parte destra è indicato il metodo per evidenziare le informazioni, purché soddisfi il criterio precedentemente specificato. Il risultato verrà visualizzato immediatamente.

Successivamente, completa la configurazione con il pulsante OK.

A cosa serve la formattazione condizionale?

In una certa misura, possiamo dire che è uno strumento, dopo aver appreso che lavorare con Excel non sarà mai più lo stesso. Questo perché rende la vita molto più facile. Invece di impostare manualmente la formattazione di una cella che soddisfa ogni volta una determinata condizione e anche provare a verificarne la conformità con questo criterio, devi solo impostare le impostazioni una volta, quindi Excel farà tutto da solo.

Ad esempio, puoi far diventare rosse tutte le celle che contengono un numero maggiore di 100. Oppure, determina quanti giorni mancano al prossimo pagamento, quindi colora di verde le celle in cui la scadenza non è ancora abbastanza lontana. 

Facciamo un esempio.

Questa tabella mostra l'inventario disponibile. Ha colonne. come prodotto, vendite medie (misurate in unità a settimana), stock e quante settimane di questo prodotto sono rimaste.

Inoltre, il compito del responsabile degli acquisti è quello di determinare quelle posizioni, il cui rifornimento è necessario. Per fare ciò, devi guardare la quarta colonna da sinistra, che registra lo stock di merci per settimana.

Supponiamo che il criterio per determinare una causa di panico sia inferiore a 3 settimane di inventario. Questo indica che dobbiamo preparare un ordine. Se lo stock di merci è inferiore a due settimane, ciò indica la necessità di effettuare urgentemente un ordine. Se la tabella contiene un numero enorme di posizioni, controllare manualmente quante settimane sono rimaste è piuttosto problematico. Anche se usi la ricerca. E ora vediamo come appare la tabella, che evidenzia in rosso le merci scarse.

E in effetti, è molto più facile navigare. 

È vero, questo esempio è educativo, il che è in qualche modo semplificato rispetto all'immagine reale. E i secondi ei minuti risparmiati con l'uso regolare di tali tabelle si trasformano in ore. Ora basta guardare la tabella per capire quali beni scarseggiano e non passare ore ad analizzare ogni cella (se ci sono migliaia di tali articoli di base).

Se ci sono merci "gialle", devi iniziare ad acquistarle. Se la posizione corrispondente è rossa, devi farlo immediatamente. 

Per valore di un'altra cella

Ora diamo un'occhiata al seguente esempio pratico.

Supponiamo di avere una tabella del genere e ci troviamo di fronte al compito di evidenziare le righe contenenti determinati valori. 

Quindi, se il progetto è ancora in esecuzione (cioè non è ancora stato completato, quindi è contrassegnato dalla lettera "P"), allora dobbiamo rendere rosso il suo sfondo. I progetti completati sono contrassegnati in verde.

La nostra sequenza di azioni in questa situazione sarà la seguente:

1. Seleziona un intervallo di valori. 
2. Fare clic sul pulsante "Formattazione condizionale" - "Crea regola".
3. Si noti che nel nostro caso è necessario applicare la formula sotto forma di regola. Successivamente, utilizziamo la funzione IFper evidenziare le linee corrispondenti. 

Quindi, riempi le linee come mostrato in questa immagine.

Importante! Le stringhe devono essere assolutamente referenziate. Se ci riferiamo a una cella, in questo caso è mista (con fissazione della colonna).

Allo stesso modo, viene creata una regola per quei progetti di lavoro che non sono stati completati fino ad oggi. 

Ecco come appaiono i nostri criteri.

E infine, abbiamo un tale database come risultato.

Condizioni multiple

Per chiarezza, prendiamo l'intervallo A1:A11 dalla tabella per dimostrare come, in un esempio pratico reale, è possibile utilizzare diverse condizioni per determinare la formattazione della cella.

Le condizioni stesse sono le seguenti: se il numero nella cella supera il valore 6, viene evidenziato in rosso. Se è verde, allora il colore è verde. E infine, i numeri più grandi, più di 20, saranno evidenziati in giallo. 

Esistono diversi modi per eseguire la formattazione condizionale in base a diverse regole.

1. Metodo 1. Selezioniamo il nostro intervallo, dopodiché, nel menu delle impostazioni di formattazione condizionale, selezioniamo una regola di selezione della cella come "Altro". Il numero 6 è scritto a sinistra e la formattazione è impostata a destra. Nel nostro caso, il riempimento dovrebbe essere rosso. Successivamente, il ciclo viene ripetuto due volte, ma sono già impostati altri parametri: rispettivamente più di 10 e colore verde e più di 20 e colore giallo. Otterrai un tale risultato.
   

   

2. Metodo 2. Vai al menu delle impostazioni principali dello strumento "Formattazione condizionale" di Excel. Lì troviamo il menu "Crea regola" e facciamo clic con il pulsante sinistro del mouse su questa voce.
   

   

    Dopodiché, Avanti, seleziona la voce “Usa formula…” (evidenziata in figura con una cornice rossa) e imposta la prima condizione. Successivamente, fai clic su OK. E quindi il ciclo viene ripetuto per le condizioni successive nello stesso modo descritto sopra, ma viene utilizzata la formula.

   

È importante tenerne conto. Nel nostro esempio, alcune celle corrispondono a più criteri contemporaneamente. Excel risolve questo conflitto come segue: la regola precedente viene applicata per prima. 

Ed ecco uno screenshot per una migliore comprensione.

Ad esempio, abbiamo il numero 24. Soddisfa tutte e tre le condizioni contemporaneamente. In questo caso, ci sarà un riempimento che soddisfa la prima condizione, nonostante rientri maggiormente nella terza. Pertanto, se è importante che i numeri superiori a 20 siano riempiti di giallo, la terza condizione deve essere messa al primo posto. 

Formattazione condizionale della data

Ora vediamo come funziona la formattazione condizionale con le date. Abbiamo una gamma così interessante.

In questo caso, è necessario impostare una regola di formattazione condizionale come "Data".

Successivamente, si apre una finestra di dialogo con un intero insieme di condizioni. Puoi conoscerli in dettaglio in questo screenshot (sono elencati sul lato sinistro dello schermo sotto forma di un elenco).

Non ci resta che scegliere quello appropriato e fare clic sul pulsante "OK".

Vediamo che le date che si riferiscono all'ultima settimana al momento in cui è stato disegnato questo intervallo sono state evidenziate in rosso. 

Usare formule

L'insieme delle regole di formattazione condizionale standard è piuttosto ampio. Ma le situazioni sono diverse e l'elenco standard potrebbe non essere sufficiente. In questo caso, puoi creare la tua regola di formattazione utilizzando una formula. 

Per fare ciò, fai clic sul pulsante "Crea regola" nel menu di formattazione condizionale, quindi seleziona l'elemento visualizzato nello screenshot.

Righe (per valore di cella)

Supponiamo di dover evidenziare la riga che contiene una cella con un certo valore. In questo caso, dobbiamo eseguire la stessa sequenza di azioni di cui sopra, ma per le stringhe. Cioè, puoi scegliere a quale intervallo dovrebbe applicarsi la formattazione condizionale. 

Come creare una regola

Per creare una regola, è necessario utilizzare l'opzione appropriata nella sezione "Formattazione condizionale". Diamo un'occhiata a una sequenza specifica di azioni. 

Per prima cosa devi trovare l'elemento "Formattazione condizionale" sulla barra multifunzione nella scheda "Home". Può essere riconosciuto dalle caratteristiche celle multicolori di diverse dimensioni con accanto un'immagine con un segno di uguale barrato. 

C'è un pulsante "Crea regola". Puoi anche fare clic sul pulsante "Gestisci regole", dopodiché si aprirà una finestra di dialogo, attraverso la quale puoi anche creare una regola facendo clic sul pulsante corrispondente nell'angolo in alto a sinistra. 

Puoi anche vedere in questa finestra le regole che sono già state applicate.

Regole di selezione delle celle

Ok, parliamo tanto di come creare regole, ma che cos'è? La regola di selezione delle celle si riferisce alle caratteristiche che vengono prese in considerazione dal programma per decidere come formattare le celle che le si adattano. Ad esempio, le condizioni possono essere maggiori di un certo numero, minori di un certo numero, una formula e così via. Ce n'è un intero set. Puoi familiarizzare con loro ed esercitarti nel loro utilizzo "nella sandbox". 

Formattazione di tutte le celle in base ai loro valori

Una persona può impostare in modo indipendente l'intervallo: un'intera riga, l'intero documento o una singola cella. Il programma può concentrarsi solo sul valore di una cella. Questo aggiunge flessibilità al processo. 

Formatta solo celle univoche o duplicate

Ci sono un gran numero di regole direttamente cablate nel programma. Puoi conoscerli nel menu "Formattazione condizionale". In particolare, affinché la formattazione si applichi esclusivamente ai valori duplicati o solo a quelli univoci, esiste un'opzione speciale: "Valori duplicati".

Se selezioni questo elemento, si apre una finestra con le impostazioni, in cui puoi anche scegliere l'opzione opposta: selezionare solo valori univoci. 

Formatta i valori nell'intervallo sotto e sopra la media

Per formattare valori al di sotto o al di sopra della media, c'è anche un'opzione speciale nello stesso menu. Ma è necessario selezionare un altro sottomenu: "Regole per la selezione del primo e dell'ultimo valore". 

Formattazione solo del primo e dell'ultimo valore

Nello stesso sottomenu è possibile evidenziare solo il primo e l'ultimo valore con un colore speciale, un carattere e altri metodi di formattazione. Secondo lo standard, c'è un'opzione per selezionare i primi e gli ultimi dieci elementi, nonché il 10% del numero totale di celle incluse in questo intervallo. Ma l'utente può determinare indipendentemente quante celle deve selezionare.

Formattazione solo di celle con contenuto specifico

Per formattare solo le celle con contenuto specifico, è necessario selezionare la regola di formattazione Uguale a o Contiene testo. La differenza tra loro è che nel primo caso la stringa deve corrispondere completamente al criterio e nel secondo solo parzialmente. 

Come puoi vedere, la formattazione condizionale è una funzionalità multifunzionale del programma Excel che offre un numero enorme di vantaggi alla persona che l'ha padroneggiata. Sappiamo che a prima vista tutto questo può sembrare complicato. Ma in effetti, le mani vengono attirate su di esso non appena sembra evidenziare un determinato pezzo di testo in rosso (o formattarlo in altro modo), in base al suo contenuto o secondo un altro criterio. Questa funzione è inclusa nel set di base delle conoscenze di Excel, senza di essa anche il lavoro amatoriale con fogli di calcolo e database è impossibile.