Contenuti
Gestione del tempo «Con il lavoro che ho e sono intrappolato in un incontro inutile»
L'economista Pilar Lloret spiega in «Incontri di 30 minuti» come ottimizzare al massimo questi appuntamenti di lavoro
Se quando ti viene comunicato un nuovo incontro di lavoro sbuffi con noncuranza e rassegnazione, qualcosa non va. Questi appuntamenti di lavoro dovrebbero essere strumenti per migliorare il nostro lavoro professionale, e molte volte finiscono per essere solo una perdita di tempo.
Questa situazione - molto più comune di quanto sembri - è stata ciò che ha motivato l'economista Pilar Lloret, specializzato in analisi di business e di rischio, per scrivere "Incontri da 30 minuti", un libro in cui, attraverso linee guida e consigli chiari, propone un modo per aumentare l'efficienza di questi incontri, realizzando così il suo obiettivo.
Abbiamo parlato con l'autrice e le abbiamo chiesto le chiavi per smettere di perdere tempo e sfruttare al meglio gli incontri a cui siamo costretti a partecipare:
Perché l'organizzazione è così importante quando si pianifica un incontro?
Se non abbiamo una buona pianificazione e organizzazione, non saranno chiari gli obiettivi, né i punti da discutere, né il tempo a disposizione… durata incontrollata e non soddisferemo le aspettative dei partecipanti. Potremmo sentirci frustrati e sarà una perdita di tempo per tutti.
Quali effetti negativi può avere un incontro mal pianificato e in cui non si raggiunge lo scopo desiderato?
Oltre al costo in termini economici, la partecipazione a riunioni mal programmate e in cui dopo 90, 60 o 30 minuti non si arriva a una conclusione genera un percezione negativa e scoraggiamento tra i partecipanti. E se questa situazione continua, è facile che col tempo ci stressiamo pensando “con il lavoro che ho e devo partecipare a un incontro inutile”.
Ha anche un effetto negativo sull'opinione dei partecipanti nei confronti dell'organizzatore, che nella maggior parte dei casi è solitamente un capo.
Perché 30 minuti sono il tempo ottimale per la durata di una riunione?
30 minuti è la sfida che pongo nel libro sulla base della mia esperienza nell'organizzazione di incontri che funzionano. Chiaramente ci sono riunioni che avranno bisogno di più tempo, altri in cui il tuo obiettivo può essere raggiunto anche in meno, e ovviamente in alcune occasioni i 30 o anche 60 minuti della riunione stessa possono essere sostituiti da una chiamata o una e-mail, ad esempio.
Come funziona la figura del decisore di cui parli nel libro?
Quando si parla dei partecipanti a una riunione di 30 minuti, deve essere chiaro che il numero ideale non deve superare un massimo di cinque persone. E la tua scelta deve essere quella giusta. Possiamo distinguere le figure del moderatore, del coordinatore, del segretario (possono essere la stessa persona) e dei partecipanti. In linea di principio, il processo decisionale in una riunione di 30 minuti e un massimo di cinque persone è consensuale e non dovrebbe generare conflitti.
Come dovremmo organizzare un incontro per renderlo il più efficiente possibile?
Possiamo riassumere in cinque punti come organizzare l'incontro come segue. Il primo sarebbe definire l'obiettivo e il risultato desiderato dell'incontro. Il secondo, scegli i partecipanti giusti. Il terzo è pianificare l'incontro; Tra l'altro, redigere l'ordine del giorno, scegliere il luogo, l'ora di inizio e la durata e inviarlo insieme ai documenti chiave dell'incontro a coloro che sono interessati in tempo utile affinché possano prepararlo.
In quarto luogo, dobbiamo prendere in considerazione il disegno della struttura degli incontri, ovvero le regole di funzionamento e naturalmente come sono strutturati per contenuto i 30 minuti che durano l'incontro. Infine, è importante fare un follow-up della riunione. Garantire che tutti i partecipanti siano a conoscenza degli accordi presi e, nel caso in cui sia necessario eseguire un'azione di follow-up, quali sono i compiti assegnati a ciascuno e i tempi di esecuzione