Importa dati da OneDrive e SharePoint in Power Query/BI

Se tu o la tua azienda archiviate i dati nel cloud di OneDrive o in un portale aziendale di SharePoint, connettersi direttamente ad esso tramite Power Query in Excel o da Power BI può essere sorprendentemente impegnativo.

Quando una volta ho affrontato un problema simile, sono rimasto sorpreso di scoprire che non ci sono modi "legali" per risolverlo. Per qualche motivo, l'elenco delle origini dati disponibili in Excel e persino in Power BI (dove il set di connettori è tradizionalmente più ampio) per qualche motivo non include la possibilità di connettersi a file e cartelle di OneDrive.

Quindi tutte le opzioni offerte di seguito sono, in un modo o nell'altro, "stampelle" che richiedono una piccola ma manuale "finitura con un file". Ma queste stampelle hanno un grande vantaggio: funzionano 🙂

Qual è il problema?

Una breve introduzione per chi passato gli ultimi 20 anni in coma non nell'argomento.

OneDrive è un servizio di archiviazione cloud di Microsoft disponibile in diverse versioni:

• OneDrive personale – per utenti ordinari (non aziendali). Ti danno 5 GB gratis + spazio extra con un piccolo canone mensile.
• Microsoft Onedrive per affari – un'opzione per utenti aziendali e abbonati a Office 365 con un volume disponibile molto maggiore (da 1 TB o più) e funzionalità aggiuntive come l'archiviazione delle versioni, ecc.

Un caso speciale di OneDrive for Business è l'archiviazione dei dati su un portale aziendale di SharePoint: in questo scenario, OneDrive è, infatti, una delle raccolte di SharePoint'a.

È possibile accedere ai file tramite l'interfaccia Web (sito https://onedrive.live.com o sito SharePoint aziendale) o sincronizzando le cartelle selezionate con il PC:

Di solito queste cartelle sono archiviate nel profilo utente sull'unità C: il percorso per esse è simile C: UtentiNome utenteMicrosoft Onedrive). Un programma speciale controlla la pertinenza dei file e la sincronizzazione di tutte le modifiche – АOneDrive signore (nuvola blu o grigia nell'angolo inferiore destro dello schermo):

E ora la cosa principale.

Se dobbiamo caricare i dati da OneDrive in Excel (tramite Power Query) o in Power BI, ovviamente possiamo specificare file e cartelle locali da sincronizzare come origine nel solito modo tramite Ottieni dati – Da file – Da libro / Da cartella (Ottieni dati — Da file — Da cartella di lavoro/cartella)Ma non sarà un collegamento diretto al cloud di OneDrive.

Cioè, in futuro, quando si modificano, ad esempio, file nel cloud da parte di altri utenti, noi è necessario sincronizzare prima (questo succede da molto tempo e non è sempre conveniente) e solo quindi aggiorna la nostra query Power Query o modello in Power BI.

Naturalmente, sorge la domanda: come importare i dati da OneDrive/SharePoint direttamente in modo che i dati vengano caricati direttamente dal cloud?

Opzione 1: connettiti a un libro da OneDrive for Business o SharePoint

1. Apriamo il libro nel nostro Excel, una copia locale dalla cartella OneDrive sincronizzata come file normale. Oppure apri prima il sito in Excel Online, quindi fai clic sul pulsante Apri in Excel (Apri in Excel).
2. Vai su File – Dettagli (File — Informazioni)
3. Copia il percorso cloud nel libro con il pulsante copia percorso (Copia percorso) nel titolo:

   

4. In un altro file Excel o in Power BI, in cui desideri inserire i dati, seleziona i comandi Ottieni dati: da Internet (Ottieni dati — Dal web) e incolla il percorso copiato nel campo dell'indirizzo.
5. Elimina alla fine del percorso ?rete=1 e cliccare su OK:

   

6. Nella finestra che appare, seleziona il metodo di autorizzazione Conto dell'organizzazione (Account dell'organizzazione) e fare clic sul pulsante Accedi (Accesso):

   

   Inserisci la nostra password di accesso funzionante o seleziona un account aziendale dall'elenco che appare. Se fai tutto bene, allora l'iscrizione Accedi dovrebbe cambiare in Accedi come altro utente (Accedi con un altro account utente).
   

7. Fare clic sul pulsante veloce (Collegare).
   

Quindi tutto è lo stesso della normale importazione di un libro: selezioniamo i fogli necessari, le tabelle intelligenti per l'importazione, ecc.

Opzione 2: connettiti a un file da OneDrive Personal

Per connettersi a un libro in un cloud OneDrive personale (non aziendale), l'approccio sarà diverso:

1. Apriamo il contenuto della cartella desiderata sul sito Web di OneDrive e troviamo il file importato.
2. Fare clic destro su di esso e selezionare comando Introduzione (Incorporare) oppure seleziona il file e seleziona un comando simile nel menu in alto:

   

3. Nel pannello che appare a destra, fai clic sul pulsante Creare e copia il codice generato:

   

4.  Incolla il codice copiato nel Blocco note e "finisci con un file":
   
   • Rimuovi tutto tranne il collegamento tra virgolette
     
   • Elimina il blocco cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Parola sostituibile incastrare on scaricare
   Di conseguenza, il codice sorgente dovrebbe assomigliare a questo:

   

5. Quindi tutto è lo stesso del metodo precedente. In un altro file Excel o in Power BI, in cui desideri inserire i dati, seleziona i comandi Ottieni dati: da Internet (Ottieni dati — Dal web), incolla il percorso modificato nel campo dell'indirizzo e fai clic su OK.
6. Quando viene visualizzata la finestra di autorizzazione, selezionare l'opzione Windows e, se necessario, inserire la password di accesso da OneDrive.
   

Opzione 3: importa il contenuto di un'intera cartella da OneDrive for Business

Se è necessario inserire in Power Query o Power BI il contenuto non di un file, ma di un'intera cartella contemporaneamente (ad esempio con i report), l'approccio sarà un po' più semplice:

1. In Explorer, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella sincronizzata locale di nostro interesse in OneDrive e seleziona Visualizza in loco (Vedi in linea).
2. Nella barra degli indirizzi del browser, copia la parte iniziale dell'indirizzo, fino alla parola / _layout:

   

3. Nella cartella di lavoro di Excel in cui si desidera caricare i dati o nel report di Power BI Desktop selezionare i comandi Ottieni dati - Da file - Dalla cartella di SharePoint (Ottieni dati — Da file — Dalla cartella SharePoint):

   

   Quindi incolla il frammento di percorso copiato nel campo dell'indirizzo e fai clic OK:

   

   Se viene visualizzata una finestra di autorizzazione, selezionare il tipo Account Microsoft (Microsoft account), fare clic sul pulsante Accedi (Accesso), quindi, dopo un accesso riuscito, sul pulsante veloce (Collegare):

   

4. Successivamente, tutti i file di SharePoint vengono richiesti e scaricati e viene visualizzata una finestra di anteprima, su cui è possibile fare clic in sicurezza Converti dati (Trasforma dati).
   
5. L'ulteriore modifica dell'elenco di tutti i file e la loro unione avviene già in Power Query o in Power BI in modalità standard. Per restringere il cerchio di ricerca solo alla cartella di cui abbiamo bisogno, puoi utilizzare il filtro per colonna Percorso cartella (1) e quindi espandere l'intero contenuto dei file trovati utilizzando il pulsante nella colonna Contenuti (2)

   

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