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Spesso, un utente di Excel si trova di fronte alla necessità di riempire le celle con dati disposti in una determinata sequenza logica. O, ad esempio, per fare una previsione di quale sarà il valore di un determinato indicatore in un determinato momento, se il trend attuale continua. Ora non è necessario conoscere dozzine di formule per tutto questo. Bastano un paio di clic del mouse e il problema è risolto. È tutto grazie al completamento automatico.
Questa funzione è sorprendente nella sua praticità. Ad esempio, consente di elencare rapidamente i mesi di calendario o fare in modo che vengano visualizzati solo il 15° e l'ultimo giorno di ogni mese (ad esempio, nei report contabili).
Come puoi sfruttare questa fantastica funzionalità?
Nell'angolo in basso a destra c'è un quadrato, trascinandolo puoi continuare la serie di valori in cui è presente un determinato pattern. Ad esempio, se il primo giorno è lunedì, quindi eseguendo questa semplice operazione, puoi inserire valori nelle seguenti righe: martedì, mercoledì, giovedì, venerdì e così via.
Se c'è un insieme di valori in una cella come 1,2,4, quindi selezionandoli tutti e trascinando la casella verso il basso, puoi continuare la serie di numeri fino a 8, 16, 32 e così via. Ciò consente di ridurre notevolmente i costi di tempo.
Allo stesso modo, viene creato un elenco di nomi di mesi.
Ed ecco come appare l'utilizzo del completamento automatico per una progressione aritmetica. Nel nostro esempio, utilizziamo due celle con valori rispettivamente di 1,3, quindi il completamento automatico continua la serie di numeri.
Inoltre, la ricezione funzionerà anche se il numero è all'interno del testo. Ad esempio, se scrivi "1 trimestre" e trascini la casella verso il basso, ottieni quanto segue.
In realtà, queste sono tutte le basi che devi sapere. Ma se vuoi padroneggiare le abilità di lavorare con Excel in modo più professionale, puoi familiarizzare con alcuni chip e trucchi.
Utilizzo dell'elenco dei dati di completamento automatico
Ovviamente, fare un elenco di mesi o giorni della settimana non è tutto ciò che Excel può fare. Supponiamo di avere un elenco di città in cui la nostra azienda ha stabilito centri di assistenza. Per prima cosa è necessario annotare la lista completa nella voce “Cambia liste”, alla quale si accede attraverso la sequenza di menu File – Opzioni – Avanzate – Generali – Modifica liste.
Successivamente, verrà visualizzata una finestra con un elenco di elenchi integrati automaticamente in Excel.
Non ce ne sono molti qui. Ma questo malinteso può essere facilmente corretto. Per fare ciò, c'è una finestra di destra in cui è scritta la sequenza corretta di valori uXNUMXbuXNUMXbis. La registrazione può essere eseguita in due modi, sia con virgole che in una colonna. Se sono presenti molti dati, possono essere importati. In questo modo puoi risparmiare molto tempo.
Cosa è necessario per questo? Per prima cosa devi creare un elenco di città da qualche parte nel documento, quindi creare un collegamento ad esso nel campo sottostante.
L'elenco è ora creato e può essere utilizzato per riempire tutte le altre celle.
Oltre agli elenchi in formato testo, Excel consente di creare sequenze numeriche, nonché un elenco di date disposte secondo un determinato schema. All'inizio di questo materiale è stato dato uno dei modi per usarlo, ma questo è un livello primitivo. Puoi usare questo strumento in modo più flessibile, come un vero asso.
Innanzitutto, selezioniamo i valori di sequenza richiesti (uno o più) insieme alla parte dell'intervallo che verrà utilizzata per l'elenco. Successivamente, troviamo il pulsante "Riempi" nel pannello superiore e nel menu che appare, fai clic sul pulsante "Avanzamento".
Successivamente, viene visualizzata una finestra con le impostazioni.
Nella sua parte sinistra ci sono pulsanti di opzione con i quali puoi impostare la posizione della sequenza futura: per righe o colonne. Nel primo caso, l'elenco scenderà e nel secondo andrà a destra.
Immediatamente a destra dell'impostazione della posizione è presente un pannello in cui è possibile selezionare il tipo di sequenza numerica. Ci sono diverse opzioni tra cui scegliere:
- Aritmetica. Il valore in ogni cella successiva è un certo numero maggiore di quello precedente. Il suo valore è determinato dal contenuto del campo “Step”.
- Geometrico. Ogni valore successivo è parecchie volte maggiore del precedente. Quanto dipende esattamente dal passaggio indicato dall'utente.
- Date. Con questa opzione, l'utente può creare una sequenza di date. Se si seleziona questo tipo, vengono attivate ulteriori impostazioni per l'unità di misura. Vengono presi in considerazione quando si redige la sequenza: giorno, giorno lavorativo, mese, anno. Quindi, se selezioni la voce "giorno lavorativo", i fine settimana non saranno inclusi nell'elenco.
- Completamento automatico. Questa opzione è simile al trascinamento dell'angolo in basso a destra. In parole semplici, Excel decide da solo se è necessario continuare la serie numerica o se è meglio creare un elenco più lungo. Se specifichi in anticipo i valori 2 e 4, i successivi conterranno i numeri 6, 8 e così via. Se prima si riempiono più celle, verrà utilizzata la funzione di "regressione lineare" (questa è un'opzione molto interessante che consente di costruire una previsione basata sulla tendenza esistente).
Nella parte inferiore di questa finestra di dialogo, come puoi già vedere, ci sono due opzioni: la dimensione del passo, discussa sopra, e il valore limite.
Dopo aver completato tutte le operazioni, è necessario premere il pulsante "OK". Allo stesso modo, viene creato un elenco di giorni lavorativi per un determinato periodo (ad esempio, fino al 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). E l'utente non ha bisogno di fare un numero enorme di movimenti inutili!
Questo è tutto, l'installazione è completa. Ora diamo un'occhiata ad alcuni metodi di completamento automatico più professionali.
Usando il mouse
Questo è il modo più conveniente per eseguire il completamento automatico, consentendo di eseguire con eleganza anche le operazioni più complesse. Ci sono due opzioni su come può essere utilizzato: usando il pulsante sinistro del mouse o quello destro. Ad esempio, il compito è creare un elenco di numeri disposti in ordine crescente, in cui ogni valore successivo aumenta di uno. Di solito, per questo, un'unità viene inserita nella prima cella e un due nella seconda, dopodiché trascinano la casella nell'angolo in basso a destra. Ma è possibile raggiungere questo obiettivo con un altro metodo, semplicemente compilando la prima cella. Quindi devi trascinarlo verso il basso dall'angolo in basso a destra. Successivamente, apparirà un pulsante a forma di quadrato. Devi fare clic su di esso e selezionare la voce "Riempi".
Puoi anche utilizzare la funzione "Riempi solo formati", con la quale puoi estendere solo i formati delle celle.
Ma c'è un metodo più veloce: tenere premuto il pulsante Ctrl mentre si trascina la cella in parallelo.
È vero, è adatto solo per sequenze di numeri a completamento automatico. Se provi a eseguire questo trucco con dati di un tipo diverso, i valori uXNUMXbuXNUMXb verranno semplicemente copiati nelle celle seguenti.
C'è un modo per velocizzare la chiamata del menu contestuale. Per fare ciò, trascina la casella tenendo premuto il tasto destro del mouse.
Quindi apparirà una serie di comandi. Quindi, puoi richiamare una finestra di dialogo con ulteriori impostazioni di completamento automatico facendo clic sulla voce di menu "Progressione". Ma c'è una limitazione. La lunghezza massima della sequenza in questo caso sarà limitata all'ultima cella.
Affinché l'autocompletamento avvenga fino al valore desiderato (un numero o una data specifica), è necessario premere il tasto destro del mouse, dopo aver indirizzato il cursore sulla casella, e trascinare il marker verso il basso. Il cursore ritorna quindi. E l'ultimo passaggio è rilasciare il mouse. Di conseguenza, apparirà un menu contestuale con le impostazioni di completamento automatico. Seleziona una progressione. Qui è selezionata solo una cella, quindi è necessario specificare tutti i parametri di riempimento automatico nelle impostazioni: direzione, passo, valore limite e premere il pulsante OK.
Una funzione di Excel particolarmente interessante è l'approssimazione lineare ed esponenziale. Consente di costruire una previsione di come cambieranno i valori, in base allo schema esistente. Di norma, per fare una previsione, è necessario utilizzare speciali funzioni di Excel o eseguire calcoli complessi, in cui vengono sostituiti i valori della variabile indipendente. È molto più facile dimostrare questo esempio nella pratica.
Ad esempio, esiste una dinamica di un indicatore, il cui valore aumenta dello stesso numero ogni periodo.
È molto più facile capire come vengono previsti i valori con un andamento lineare (quando ogni indicatore successivo aumenta o diminuisce di un certo valore). Le funzioni standard di Excel sono adatte a questo, ma è meglio disegnare un grafico che mostri la linea di tendenza, l'equazione della funzione e il valore atteso per maggiore chiarezza.
Per scoprire quale sarà l'indicatore previsto in termini numerici, durante il calcolo è necessario prendere come base l'equazione di regressione (o utilizzare direttamente le formule integrate in Excel). Di conseguenza, ci saranno molte azioni che non tutti possono capire subito.
Ma la regressione lineare ti consente di abbandonare completamente formule e tracciati complessi. Basta usare il completamento automatico. L'utente acquisisce una serie di dati sulla base dei quali viene effettuata una previsione. Questo insieme di celle viene selezionato, quindi viene premuto il pulsante destro del mouse, che è necessario trascinare l'intervallo del numero di celle richiesto (a seconda della distanza del punto in futuro per il quale viene calcolato il valore previsto). Apparirà un menu contestuale in cui è necessario selezionare la voce "Approssimazione lineare". Ecco fatto, si ottiene una previsione che non richiede particolari abilità matematiche, tracciatura o derivazione di formule.
Se gli indicatori aumentano di una certa percentuale in ogni periodo di tempo, si parla di crescita esponenziale. Ad esempio, la previsione della dinamica di un'epidemia o la previsione degli interessi su un deposito bancario si basa proprio su tale modello.
Non esiste un metodo più efficace per prevedere la crescita esponenziale di quello che abbiamo descritto.
Usando il mouse per compilare automaticamente le date
Spesso è necessario aumentare l'elenco delle date già esistente. Per fare ciò, una data viene presa e trascinata nell'angolo in basso a destra con il pulsante sinistro del mouse. Viene visualizzata un'icona quadrata in cui è possibile selezionare il metodo di riempimento.
Ad esempio, se un contabile utilizza un foglio di calcolo, l'opzione "giorni feriali" gli andrà bene. Inoltre, questo articolo sarà necessario a tutti gli altri specialisti che devono fare piani giornalieri, ad esempio le risorse umane.
Ed ecco un'altra opzione, come implementare il riempimento automatico delle date con il mouse. Ad esempio, un'azienda deve pagare gli stipendi il 15 e l'ultimo giorno del mese. Successivamente, devi inserire due date, allungarle verso il basso e selezionare il metodo di riempimento "per mesi". Questo può essere fatto sia facendo clic con il pulsante sinistro del mouse sul quadrato nell'angolo in basso a destra, sia utilizzando il pulsante destro, seguito da una chiamata automatica al menu contestuale.
Importante! Il 15 rimane, indipendentemente dal mese, e l'ultimo è automatico.
Con il tasto destro del mouse puoi regolare la progressione. Ad esempio, fai un elenco dei giorni lavorativi di quest'anno, che durerà ancora fino al 31 dicembre. Se si utilizza il riempimento automatico con il tasto destro del mouse o tramite il menu, a cui si accede tramite il quadrato, è presente l'opzione “Riempimento istantaneo”. Per la prima volta, gli sviluppatori hanno fornito questa funzionalità in Excel 2013. È necessario che le celle vengano riempite secondo un determinato schema. Ciò ti consentirà di risparmiare molto tempo.
Conclusioni
In realtà, questo è tutto. Il completamento automatico è una funzionalità molto utile che ti aiuta ad automatizzare molti flussi di lavoro e fare previsioni basate su schemi. Non sono richieste formule o calcoli aggiuntivi. Basta premere un paio di pulsanti e i risultati appariranno come per magia.