Creazione di un diagramma di Pareto in Excel

Il principio di Pareto, dal nome dell'economista italiano Vilfredo Pareto, afferma che L'80% dei problemi può essere causato dal 20% delle cause. Il principio può essere un'informazione molto utile o addirittura salvavita quando devi scegliere quale dei tanti problemi risolvere per primo, o se l'eliminazione dei problemi è complicata da circostanze esterne.

Ad esempio, ti è stato appena chiesto di guidare un team che ha difficoltà a lavorare su un progetto per indirizzarlo nella giusta direzione. Chiedi ai membri del team quali sono stati i loro principali ostacoli nel raggiungimento dei loro obiettivi e traguardi. Fanno un elenco che analizzi e scopri quali sono state le cause principali di ciascuno dei problemi incontrati dal team, cercando di vedere i punti in comune.

Tutte le cause dei problemi rilevate sono disposte in base alla frequenza del loro verificarsi. Guardando i numeri, scopri che la mancanza di comunicazione tra gli implementatori del progetto e le parti interessate del progetto è la causa principale dei primi 23 problemi che il team deve affrontare, mentre il secondo problema più grande è l'accesso alle risorse necessarie (sistemi informatici, attrezzature, ecc. .). .) ha provocato solo 11 complicazioni associate. Altri problemi sono isolati. È chiaro che risolvendo il problema della comunicazione si può eliminare un'enorme percentuale di problemi, e risolvendo il problema dell'accesso alle risorse si può risolvere quasi il 90% degli ostacoli nel percorso del team. Non solo hai capito come aiutare la squadra, hai appena fatto un'analisi paretiana.

Fare tutto questo lavoro su carta richiederà probabilmente un certo tempo. Il processo può essere notevolmente accelerato utilizzando il diagramma di Pareto in Microsoft Excel.

I grafici di Pareto sono una combinazione di un grafico a linee e un istogramma. Sono unici in quanto di solito hanno un asse orizzontale (asse di categoria) e due assi verticali. Il grafico è utile per assegnare priorità e ordinare i dati.

Il mio compito è aiutarti a preparare i dati per il grafico di Pareto e quindi creare il grafico stesso. Se i tuoi dati sono già preparati per il diagramma di Pareto, puoi procedere alla seconda parte.

Oggi analizzeremo una situazione problematica in un'azienda che rimborsa regolarmente le spese ai dipendenti. Il nostro compito è scoprire per cosa spendiamo di più e capire come possiamo ridurre questi costi dell'80% utilizzando una rapida analisi paretiana. Possiamo scoprire quali costi rappresentano l'80% dei rimborsi e prevenire costi elevati in futuro modificando la politica per utilizzare i prezzi all'ingrosso e discutendo i costi dei dipendenti.

Parte prima: preparare i dati per il grafico di Pareto

1. Organizza i tuoi dati. Nella nostra tabella, ci sono 6 categorie di compensazione in denaro e importi richiesti dai dipendenti.
2. Ordina i dati in ordine decrescente. Verifica che le colonne siano selezionate А и Вper ordinare correttamente.
3. Somma colonna Quantità (numero di spese) viene calcolato utilizzando la funzione SUM (SOMMA). Nel nostro esempio, per ottenere l'importo totale, devi aggiungere le celle da V3 a V8.

Tasti di scelta rapida: Per sommare un intervallo di valori, seleziona una cella B9 e premere Alt+=. L'importo totale sarà di $ 12250.

3. 
4. Crea una colonna Importo cumulativo (importo cumulativo). Iniziamo con il primo valore € 3750 nella cella B3. Ogni valore è basato sul valore della cella precedente. In una cella C4 Digitare = C3 + B4 e premere entrare.
5. Per riempire automaticamente le celle rimanenti in una colonna, fai doppio clic sul quadratino di riempimento automatico.
6. Quindi, crea una colonna % Cumulativa (percentuale cumulativa). Per riempire questa colonna, puoi utilizzare la somma dell'intervallo Quantità e valori dalla colonna Importo cumulativo. Nella barra della formula per una cella D3 entrare =DO3/$SI$9 e premere entrare. Simbolo $ crea un riferimento assoluto tale che il valore della somma (riferimento cella B9) non cambia quando copi la formula verso il basso.
7. Fare doppio clic sull'indicatore di riempimento automatico per riempire la colonna con una formula oppure fare clic sull'indicatore e trascinarlo sulla colonna di dati.
8. Ora tutto è pronto per iniziare a costruire il grafico di Pareto!

Parte seconda: creazione di un grafico di Pareto in Excel

1. Seleziona i dati (nel nostro esempio, celle da A2 by D8).
2. Rassegna Stampa Alt + F1 sulla tastiera per creare automaticamente un grafico dai dati selezionati.
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area del grafico e dal menu visualizzato fare clic su Seleziona i dati (Seleziona dati). Apparirà una finestra di dialogo Selezione di un'origine dati (Seleziona origine dati). Seleziona riga Importo cumulativo e premere Rimuovere (Rimuovere). Quindi OK.
4. Fare clic sul grafico e utilizzare i tasti freccia della tastiera per spostarsi tra i suoi elementi. Quando viene selezionata una riga di dati % Cumulativa, che ora coincide con l'asse della categoria (asse orizzontale), fare clic con il tasto destro su di esso e selezionare Modifica il tipo di grafico per una serie (Cambia il tipo di serie di grafici). Ora questa serie di dati è difficile da vedere, ma possibile.
5. Apparirà una finestra di dialogo Cambia il tipo di grafico (Cambia tipo di grafico), selezionare il grafico a linee.
6. Quindi, abbiamo un istogramma e un grafico a linea piatta lungo l'asse orizzontale. Per mostrare il rilievo di un grafico a linee, abbiamo bisogno di un altro asse verticale.
7. Fare clic con il tasto destro su una riga % Cumulativa e nel menu visualizzato, fare clic su Formato serie di dati (Formatta serie di dati). Apparirà la finestra di dialogo con lo stesso nome.
8. Nella sezione Opzioni di riga (Opzioni serie) selezionare Asse Minore (Asse secondario) e premere il pulsante Chiudi (Chiudere).
9. Apparirà l'asse della percentuale e il grafico si trasformerà in un vero e proprio grafico di Pareto! Ora possiamo trarre conclusioni: la maggior parte dei costi sono le tasse scolastiche (Tasse di formazione), le attrezzature (Iron) e la cancelleria (Forniture per ufficio).

Con le istruzioni dettagliate per impostare e creare un diagramma di Pareto in Excel a portata di mano, provalo in pratica. Applicando l'analisi di Pareto, puoi identificare i problemi più significativi e fare un passo significativo verso la loro risoluzione.